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Relación con el socio

Que ningún lead se enfríe por falta de seguimiento

35 flujos de venta, retención y cobro ya montados: los activas uno a uno desde borrador y a partir de ahí escriben, esperan y avisan a tu equipo solos. Cuatro kanban y un historial de cada cambio de etapa completan el resto.

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Flujos automáticos

Así vende y así recupera solo

Dos de los 35 flujos de venta, retención y cobro que vienen ya montados. Los activas uno a uno desde borrador, y a partir de ahí corren solos.

Entra un lead nuevo

Laura, 34 años, escribió por Instagram un martes a las 22:10 preguntando por el horario de spinning

  1. Disparo

    Entra un lead nuevo

    Aquí está: Laura, desde Instagram

  2. BotonesWhatsApp

    Bienvenida con 3 botones

    Como es de noche, se aplaza a las 9:00 del día siguiente

  3. IAWhatsApp

    LAIA responde y ofrece el plan

  4. Condición

    ¿Lead caliente?

    Temperatura altaTemperatura baja
  5. Espera

    2 días sin reservar visita

    2 días

  6. MensajeWhatsApp

    Oferta de bienvenida

    Primer mes a mitad de precio, con 72 horas de plazo

  7. Tarea

    Llamada: lead caliente sin cerrar

    Tarea para Paco (Comercial)

  8. Final

    Alta cerrada

    Se apunta tras hablar con LAIA

Los kanban

Un tablero distinto para cada momento del socio

Un prospecto que no ha pisado tu centro y un socio a punto de darse de baja no se trabajan igual. Por eso cada proceso comercial tiene su propio kanban, sus columnas y su comercial asignado.

Ciclo del cliente · Embudo
Embudo del ciclo del cliente en Fitmewise, con las etapas de nuevo, contactado y cita, y las tarjetas de cada contacto.
  • 4 kanban de fábrica: Captación, Gestión de activos, Upsell y Reactivación
  • Arrastras un lead de columna y queda el registro: quién lo movió, o si fue automático
  • Renombras una etapa o añades una nueva sin tocar código: son configurables por sede
Las etapas de cada uno de los 4 pipelines, una por una
  • Captación de prospectos — 7 etapas: Nuevos → Contactado → Cita/Tour → Prueba/Clase → Oferta enviada → Cierre pendiente → Ganado/Perdido.
  • Gestión de usuarios activos — 5 etapas: Activo → En riesgo → Contactado retención → Oferta retención → Salvado/Baja.
  • Upsell de servicios y Reactivación de ex-usuarios — 4 etapas cada uno, y las cuatro plantillas se editan por sede.
  • Mover un lead de etapa es una acción propia, no un simple cambio de campo, y cada salto queda en un histórico: de qué etapa a cuál, quién lo hizo y, si no hay responsable, es que lo movió una automatización.
  • La etapa vive en una tabla, no en un valor fijo del código: renombras una columna o añades una etapa nueva sin tocar nada más.
Las tareas

Cada llamada tiene dueño y fecha, así no se pierde ningún lead

Una tarea sin responsable no se hace. Cada acción comercial lleva un nombre, una fecha de vencimiento y un recordatorio: nadie se entera tarde de que tenía que llamar.

  • 5 tipos de tarea: Llamada, Visita, WhatsApp, Email, Reunión Virtual
  • El recordatorio avisa cuando tú decidas, por el canal que tú decidas
  • Límite diario, reintentos y SLA por sede; cada tarea guarda su historial
Cómo se gestiona una tarea de principio a fin
  • Tipos de tarea — Llamada, Visita, WhatsApp, Email, Reunión Virtual.
  • Responsable, vencimiento y prioridad — cada tarea lleva fecha de vencimiento, prioridad y un estado que ya contempla «vencida», además de pendiente y hecha.
  • Recordatorio propio — minutos antes de que venza y por qué canal avisa, configurable tarea a tarea.
  • Recurrencia — una tarea se repite sola según su propia regla, sin que nadie tenga que recrearla a mano cada vez.
  • Configuración por sede — minutos de recordatorio, reintentos, límite diario de tareas, SLA en horas y hora del aviso de vencidas, todo ajustable filial a filial.
  • Log de actividad — cada tarea guarda su histórico de eventos, para reconstruir qué pasó y cuándo.
Una entrenadora hablando con una socia en la sala, junto a las máquinas.
Los filtros

Filtra y sabe a quién llamar hoy, no la semana que viene

Con la cartera de leads creciendo cada mes, lo que separa a un comercial productivo de uno perdido es el filtro correcto. Aquí lo tienes en el propio kanban.

  • Filtras por texto libre, etapa, responsable, estado, temperatura, prioridad o rango de fecha
  • El estado del lead es un valor cerrado: Activo, Ganado o Perdido, nunca texto libre
  • Cada contacto con el lead queda registrado con su canal: WhatsApp, chat, email, llamada o en sede
Qué se puede filtrar y qué queda registrado
  • Filtros del kanban — texto libre, etapa, responsable, estado, temperatura, prioridad y rango de fecha de última actualización.
  • Estado del lead — Activo, Ganado o Perdido, un valor cerrado, no texto libre que cada comercial escribe a su manera.
  • Temperatura y prioridad — también valores cerrados, así que «caliente» significa lo mismo lo escriba quien lo escriba.
  • Interacciones registradas — cada contacto con el lead queda guardado con su canal (WhatsApp, chat, email, llamada, en sede), quién lo hizo y el resultado.
  • Próximamente: un listado de leads con estos mismos filtros fuera de la vista de kanban, y una segmentación de socios (no leads) por antigüedad de cuota o última visita — hoy ese endpoint no existe.
La automatización

35 flujos ya montados, listos para activar

Venta, retención y cobro: los 35 flujos llegan en borrador y los activas uno a uno cuando quieras, sede a sede. Al activar uno, el sistema comprueba que tienes lo que necesita (por ejemplo, un tipo de cita para la visita o una gema activada) y avisa si falta algo.

  • WhatsApp primero, email si el lead no tiene WhatsApp; reenvío pasados unos días si no contesta
  • Si contesta, responde LAIA y ofrece la cuota; si hace falta una persona, crea la tarea sola y la reparte
  • Tope de contacto (no escribe si ya le has escrito hace poco) y horario de silencio, los dos por sede
Cómo funciona un flujo activado, de principio a fin
  • Se activan uno a uno, desde borrador. Los 35 llegan listos pero apagados; activar uno valida que tienes montado lo que necesita (un tipo de cita para la visita, una gema, una plantilla) y te dice qué falta si algo no está.
  • Canal con reserva. Escribe primero por WhatsApp; si el lead no tiene WhatsApp, cae a email. Si no contesta en el plazo, reenvía o pasa al siguiente paso del flujo.
  • LAIA contesta y ofrece. Si el lead responde, LAIA sigue la conversación y le ofrece la cuota o el servicio, con botones de «¿Sigues interesado?» que mueven su etapa con un clic.
  • Cuando hace falta una persona, LAIA crea la tarea. Reparto por turno entre comerciales, entre comerciales y recepción, o siempre a alguien concreto: se configura flujo a flujo.
  • Tope de contacto y horario de silencio, los dos por sede: un flujo no vuelve a escribir a quien ya contactaste hace poco, y respeta las horas en las que no se manda nada.
  • Un flujo puede enlazar con otro. El lead que se enfría después de 12 días sin contestar, por ejemplo, entra solo en el flujo de seguimiento mensual.
  • LAIA también diseña flujos. Desde su chat analiza por qué se caen las ventas o en qué paso se pierde la gente, y propone un flujo nuevo; lo crea o lo edita en el propio editor, siempre en borrador, para que lo revises antes de activarlo.
  • Cobros vencidos, con lo mismo. Hay un flujo que reclama un pago atrasado hasta que se cobra, con la misma cadencia de canal, espera y tarea que el resto.
Preguntas frecuentes

Lo que suele preguntarse sobre este módulo

¿El CRM me avisa solo cuando un socio está en riesgo de baja?

Sí. El flujo «10 días sin venir» salta solo cuando un socio deja de fichar el tiempo que tú decidas: le escribe por WhatsApp, deja que LAIA le reserve una clase si contesta y lanza un reto corto si sigue sin volver. Lo activas desde el catálogo de 35 flujos.

¿Puedo tener un kanban distinto para captación y para retención?

Sí. Vienen 4 de fábrica —captación, gestión de activos, upsell y reactivación— y cada uno tiene sus propias columnas, editables por sede.

¿Si un comercial se olvida de llamar a un lead, me entero?

Cada tarea tiene fecha de vencimiento y un estado propio para «vencida». Configuras el límite de horas (SLA) y la hora a la que se avisa de las tareas vencidas, por sede. Y si un flujo necesita a una persona (el lead pide hablar con alguien, o no contesta a tiempo), crea la tarea él solo y la reparte por turno entre comerciales, entre comerciales y recepción, o a alguien concreto.

¿Puedo asignar los leads nuevos en automático a un comercial?

Las tareas que genera un flujo sí se reparten solas: por turno entre tu equipo comercial, incluyendo o no a recepción, o siempre a la misma persona, según configures cada flujo. La asignación directa del lead en el kanban, hoy, la sigue haciendo tu equipo.

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Te lo enseñamos con tu caso: tus tipos de cuota, tus sedes y lo que hoy te obliga a usar dos programas.

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