Sie planen einmal, und die Engine erzeugt die Sitzungen von selbst
Ein Kurs, eine Physiotherapie-Sitzung oder ein Court: Alle drei nutzen dieselben Regeln für Kapazität, Warteliste, Stornierung und Paket. Sie richten es einmal pro Standort ein, und der Kalender entsteht von selbst, bis zu 3 Monate im Voraus.
Jeder Kurs hat seine Kapazität, seinen Raum und die Person, die ihn leitet
Sie legen das Muster einmal an, und das System erzeugt die Kalendersitzungen von selbst, bis zu 3 Monate im Voraus. Ist ein Kurs voll, ordnet sich die Warteliste von selbst neu, sobald jemand absagt.
- Wöchentliche Wiederholung an den gewählten Tagen, mit eigener Kapazität oder der des Raums
- Warteliste mit Position, und Sie können ein Paket mit Restguthaben zur Anmeldung voraussetzen
- Die Sitzungen werden beim Speichern des Musters von selbst erzeugt, bis zu 3 Monate im Voraus
Wie jeder Kurs definiert und erzeugt wird
- Stundenplan und Sitzungen sind verschiedene Dinge — Sie legen das Muster einmal an („Spinning, montags und mittwochs um 19:00 Uhr“), und daraus entstehen die konkreten Kalendersitzungen, jede mit ihrem eigenen Leben: Sie können den Trainer einer einzelnen Sitzung ändern, ohne die übrigen anzufassen.
- Wöchentliche Wiederholung, monatlich noch nicht — ohne gewählte Tage entsteht ein täglicher Kurs, mit gewählten Tagen ein wöchentlicher an diesen Tagen. Es gibt kein „alle 2 Wochen“ und keine monatliche Wiederholung: Das Intervall ist fest auf 1 gesetzt.
- Kapazität pro Kurs oder vom Raum übernommen — Sie legen die Kapazität dieses Kurses fest, oder Sie tragen nichts ein, und die des Raums gilt.
- Warteliste mit Platz — wird pro Standort aktiviert, jedes Mitglied rückt mit seiner Ordnungsnummer und seinem Status ein (wartend, nachgerückt, ausgeschieden), und Sie können verlangen, dass es für die Anmeldung Guthaben in einem Paket hat.
- Trainer und Raum sind dem Kurs zugeordnet, und wenn Sie das Profil des Trainers löschen, fällt der Kurs nicht aus: Das Feld bleibt leer.
- Die Sitzungen werden im Hintergrund erzeugt — das Speichern des Musters schreibt sie nicht sofort: Ein Ereignis löst die Erzeugung aus, und bei gesundem System erscheinen die ersten Sitzungen nach 1,65 Sekunden und ein ganzer Monat in etwa 6. Der Horizont beträgt 3 Monate; jenseits dieses Datums gibt es noch keine Sitzung, auch wenn das Muster existiert.
Sie entscheiden, wie viel Spielraum es zum Buchen und zum Stornieren gibt
Sie legen die Vorlaufzeit, die Stornierungsfrist und die Folgen für Mitglieder fest, die buchen und nicht erscheinen. Danach gilt alles von selbst, Sitzung für Sitzung, und Ihr Team muss es nicht mehr am Tresen aushandeln.
- Maximale und minimale Vorlaufzeit für die Buchung sowie Frist für die kostenlose Stornierung
- Fünf verschiedene Reaktionen auf das Nichterscheinen, vom einfachen Hinweis bis zur zusätzlichen Gebühr
- Wiederkehrende Buchung für ein ganzes Quartal, ohne dass sie über ihr Enddatum hinaus bestehen bleibt
Alle Buchungsregeln und was passiert, wenn etwas schiefgeht
- Vorlaufzeit für die Buchung — maximal so viele Tage im Voraus und mindestens so viele Minuten vor Beginn, einstellbar pro Standort und Kategorie: Gruppenkurse können mit 7 Tagen öffnen und die Physiotherapie mit 30.
- Stornierung mit Frist — die Stunden, bis zu denen kostenlos storniert werden kann, und Sie entscheiden, ob eine fristgerechte Stornierung die Sitzung des Pakets oder das Guthaben zurückgibt.
- Nichterscheinen, mit fünf Reaktionen — nur Hinweis, Entfernung von der Warteliste, Buchungssperre, Abbuchung einer zusätzlichen Sitzung oder Aufschlag auf den Beitrag. Mit einer Anzahl nachgesehener Fehlzeiten, bevor die Sanktion greift.
- Check-in am Drehkreuz — Sie können verlangen, dass die Anwesenheit durch das Passieren des Drehkreuzes bestätigt wird, mit einem Zeitfenster von Minuten vor und nach der Sitzung für die Erfassung.
- Sammelbuchung oder wiederkehrende Buchung für einen Zeitraum — ein Mitglied bucht in einem Schritt jeden Dienstag und Donnerstag um 19:00 Uhr vom 1. September bis zum 30. November; es kann eine Sitzung überspringen, wenn sie voll ist oder sein Kontingent überschritten wird, und nach dem 30. November wird nichts mehr erzeugt.
- Keine Doppelbuchung derselben Person im selben Kurs — das System verhindert es auf Datenbankebene.
Ein Paket bestimmt, wie viele Sitzungen übrig sind, ob es verfällt und ob es sich ansammelt
Sie verkaufen zehn Physiotherapie-Sitzungen, und das System führt den Zähler: Es zieht beim Buchen ab und schließt das Paket, wenn es aufgebraucht ist oder verfällt. Am Empfang macht niemand Striche in einem Heft.
- Sitzungs- oder Guthaben-Paket, mit eigenem Verfallsdatum oder ohne Verfall
- Was nicht verbraucht wird, sammelt sich bei der Verlängerung an, bis zur Obergrenze, die Sie festlegen
- Jede Buchung zeigt klar, was abgezogen wurde: das Paket, der Beitrag, Kulanz oder nichts
Wie ein Paket funktioniert, Sitzung für Sitzung
- Zwei Arten von Paketen — Sitzungspakete („10 Physiotherapie-Sitzungen“, oder unbegrenzt, wenn Sie keine Zahl eintragen) oder Guthaben-Pakete mit einem Guthaben, das nach und nach aufgebraucht wird.
- Einstellbarer Verfall — wie viele Tage es ab der Aktivierung gültig ist, oder ohne Verfall, wenn Sie das Feld leer lassen. Das Paket durchläuft die Status Zahlung ausstehend, aktiv, aufgebraucht und verfallen, und das Mitglied sieht es in seiner App.
- Ansammlung bei der Verlängerung — die übrigen Sitzungen eines Pakets gehen auf das nächste über, mit einer optionalen Obergrenze, damit sie sich nicht unbegrenzt ansammeln.
- Jede Buchung zeigt klar, was abgezogen wurde — das Paket, der Beitrag, Kulanz oder nichts. Das erspart die Diskussion „diesen Kurs hatte ich schon bezahlt“.
- Zutrittspaket für das Studio — eine eigene Paketkategorie, die das Drehkreuz öffnet, ohne etwas zu buchen und ohne von einer Dienstleistung abzuhängen.
Ein Raum wird genauso gebucht wie ein Kurs oder eine Sitzung bei der Physiotherapie
Ein Raum, ein Court oder ein Schwimmbecken werden mit derselben Engine gebucht wie ein Kurs oder eine Dienstleistung. Dieselbe Kapazität, derselbe Beitrag, nur die Kategorie ändert sich.
- Zwei Ebenen: die Einrichtung und das, was darin tatsächlich gebucht wird
- Ein Court wird für sich allein gebucht, ohne dass ein Gruppenkurs dahinterstehen muss
- Die Kapazität einer Zone kann undefiniert bleiben, und das ist nicht dasselbe wie Kapazität null
Was ein Raum und eine Zone sind und wo ihre Grenzen liegen
- Zwei Ebenen: Einrichtung und Zone — die Einrichtung ist das Physische, „Nassbereich“; die Zone ist das, was darin gebucht wird, ein bestimmter Court oder ein bestimmtes Becken.
- Kapazität pro Zone, optional — sie kann undefiniert bleiben, und das bedeutet „kein festgelegtes Limit“, nicht Kapazität null.
- Ein Raum wird genauso gebucht wie ein Kurs oder eine Dienstleistung, mit derselben Engine und demselben Kontingent des Beitrags. Das Einzige, was sich ändert, ist die Kategorie, zu der er gehört.
- Eine Zone muss nicht innerhalb einer Einrichtung liegen — ein freistehender Außenplatz ist ein gültiger Fall.
- Überschneidung zweier Buchungen in derselben Zone zur selben Zeit: noch nicht. Das System warnt nicht, wenn sich zwei Planungen im selben Raum überschneiden; heute liegt das in der Verantwortung der Person, die den Stundenplan erstellt.
Der Katalog an Kursen, Dienstleistungen und Räumen gehört zu jedem Standort
Jeder Standort richtet seine Kurse, seine Dienstleistungen und seine Zonen ein, ohne die anderen zu stören. Wenn Sie einen neuen Standort eröffnen, müssen Sie den Katalog der anderen nicht überarbeiten.
- Aktivitätstypen, Dienstleistungskategorien und Zonen: immer zu einem bestimmten Standort gehörig
- Ein Tarif kann Buchungen an einem anderen Standort der Kette erlauben, wenn Sie es aktivieren
- „Multi-Studio“ gibt es nicht als einzelnen Schalter: Es wird Tarif für Tarif konfiguriert
Was zu jedem Standort gehört und was sich standortübergreifend nutzen lässt
- Der Katalog an Aktivitäten und Räumen gehört zu jedem Standort, nicht ein gemeinsamer für die ganze Kette: Der Standort in der Innenstadt und der am Strand müssen nicht dasselbe anbieten.
- Auch die Kategorien für Aktivitäten, Dienstleistungen und Räume gelten pro Standort — sie werden an jedem Standort einzeln konfiguriert, auch wenn die fünf Basiskategorien überall gleich angelegt werden.
- Jede Zone gehört zu einem bestimmten Standort, eigenständig seit dem 29.08.2026 und nicht mehr vom umgebenden Raum übernommen.
- Buchen an einem anderen Standort, Tarif für Tarif — Sie können erlauben, dass der Beitrag oder der Tarif eines Mitglieds Aktivitäten, Dienstleistungen oder Räume an einem anderen Standort der Kette bucht, aber das ist ein Kästchen, das Sie pro Tarif und pro Kategorie aktivieren, und dieser Standort muss zu den Standorten des Tarifs gehören und die standortübergreifende Buchung aktiviert haben. Es ist kein offener Zugang.
- „Multi-Studio“ als einheitliches Konzept: gibt es nicht. Das ist eine bewusste Entscheidung: Es gibt keinen Schalter, der einem Mitglied auf einen Schlag die ganze Kette öffnet.
LAIA antwortet für das Mitglied
Das Mitglied fragt im Chat – welche Kurse es am Dienstagnachmittag gibt, ob im Bodypump um 20:00 Uhr noch Platz ist, wann sein Paket abläuft – und LAIA antwortet mit dem echten Kalender des Studios und den im Moment freien Plätzen, nicht mit einem handgeschriebenen Skript. Die Buchung schließt das Mitglied selbst ab, über die App oder über den Link, den LAIA ihm im Gespräch hinterlässt.
Was man zu diesem Modul üblicherweise fragt
Kann ich für den Raum und für den darin stattfindenden Kurs eine unterschiedliche Kapazität festlegen?
Ja. Sie legen die Kapazität des Kurses fest oder lassen das Feld leer, dann gilt die des Raums. Die beiden Ebenen sind voneinander unabhängig.
Was passiert, wenn ein Mitglied nicht zu einem gebuchten Kurs erscheint?
Sie wählen die Reaktion: nur ein Hinweis, Entfernung von der Warteliste, Buchungssperre, eine zusätzliche Gebühr oder ein Aufschlag auf den Beitrag. Und Sie können eine Anzahl von Fehlzeiten nachsehen, bevor die Sanktion greift.
Kann ich Kurse im Zwei-Wochen-Rhythmus einrichten, oder nur wöchentliche?
Derzeit nur wöchentlich an den gewählten Tagen, oder täglich, wenn Sie keinen markieren. Zweiwöchentlich oder monatlich ist noch nicht umgesetzt.
Warnt das System, wenn sich zwei Kurse zur selben Zeit im selben Raum überschneiden?
Noch nicht. Heute liegt es in der Verantwortung der Person, die den Stundenplan erstellt, zu prüfen, dass sich zwei Planungen im selben Raum nicht überschneiden.
Module, die oft dazugehören
Möchten Sie es in Aktion sehen?
Wir zeigen es Ihnen an Ihrem Fall: Ihre Beitragsarten, Ihre Standorte und das, was Sie heute zwingt, zwei Programme zu nutzen.
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