Kassieren, abrechnen und die Bank abstimmen, ohne Fitmewise zu verlassen
Sie aktivieren die Zahlungsarten, die jeder Standort nutzt, automatisieren die Wiederholungsversuche bei einem Zahlungsausfall und erzeugen die XML-Sammeldatei für die Bank. Alles innerhalb derselben Plattform, die Ihre Beiträge verwaltet.
Jeder Standort schaltet die Zahlungsarten ein, die er wirklich nutzt
Sie schalten pro Standort nur ein, was dort wirklich verwendet wird: Bargeld, Karte oder Lastschrift. Einen neuen Standort zu eröffnen ist kein Konfigurationstag mehr, und am Empfang sieht niemand eine Zahlungsart, die es dort nicht gibt.
- Manuell (bar oder Überweisung), Karte und SEPA-Lastschrift, jede mit eigenem Schalter pro Standort
- Die Karte läuft je nach Land über Stripe, Azul oder Wompi
- Ein neuer Standort kann vom ersten Tag an kassieren, ohne manuelle Vorarbeit
Die 4 Zahlungsarten und wie sie aktiviert werden
- Globaler Katalog mit 4 Zahlungsarten — von Hand erfasste Barzahlung oder Überweisung, Karte, SEPA-Beleg und SEPA-Sammeldatei, mit einem globalen Schalter zusätzlich zu dem jedes Standorts.
- Aktivierung pro Standort, nicht pro Unternehmen — jeder Standort hat seinen eigenen Schalter pro Zahlungsart, unabhängig von den anderen.
- Bargeld und Überweisung sind dieselbe Zahlungsart, von Hand erfasst — intern unterscheiden sie sich durch den Zahlungsanbieter; die Karte nutzt den Zahlungsdienst (je nach Land Stripe, Azul oder Wompi), und SEPA nutzt direkt den Beleg oder die Sammeldatei.
- Jeder neue Standort kann vom ersten Tag an kassieren — bis August 2026 hatte der Katalog der Zahlungsarten keine Ausgangsdaten, und ein frisch angelegter Standort konnte auf keine Weise kassieren; das ist behoben.
Sie legen die Mahnregeln fest, und das System setzt sie selbst um
Sie bestimmen, wie oft wiederholt wird, wann gewarnt wird und welcher Aufschlag gilt. Ab da jagt niemand mehr Belegen am Telefon hinterher oder führt Buch darüber, wer beim zweiten Versuch ist.
- Bis zu 14 Wiederholungsversuche, alle 2 Tage, bevor nach 30 Tagen automatisch gekündigt wird
- Vorab-Benachrichtigung vor der Zahlung per E-Mail oder WhatsApp
- Fester Aufschlag pro Rücklastschrift oder Aufschlag für jeden Tag Verzug
Die Zahlungsregeln, Feld für Feld
- Wiederholungsversuche — in welchem Abstand in Tagen die Zahlung erneut versucht wird (standardmässig 2) und wie oft, bevor aufgegeben wird (standardmässig 14), einstellbar pro Standort.
- Automatische Kündigung bei Zahlungsausfall — nach wie vielen Tagen ohne Zahlung gekündigt wird (standardmässig 30); sie läuft parallel zu den Wiederholungsversuchen, und es gilt, was zuerst eintritt.
- Vorab-Benachrichtigung — wie viele Tage im Voraus gewarnt wird (standardmässig 1) und über welche Kanäle. Heute geht tatsächlich nur die E-Mail raus: Der WhatsApp-Kanal lässt sich markieren, versendet aber noch nichts.
- Vertragsstrafe, zwei sich ausschliessende Modi — ein einmaliger fester Aufschlag, wenn der Beleg zurückkommt, oder ein Aufschlag für jeden Tag Verzug, jeweils mit eigenem einstellbarem Betrag.
- Zahlungsstatus sichtbar unter Beiträge › Zahlungen und Einzüge — bezahlt, ausstehend, fehlgeschlagen, storniert und erstattet.
Jeder Standort nummeriert seine Rechnungen auf seine Weise, und die Korrekturrechnung rührt das Original nie an
Jeder Standort führt seinen Nummernkreis und sein Präfix, und eine Korrektur entsteht als neues, mit dem vorherigen verknüpftes Dokument. In Costa Rica und Kolumbien läuft die Ausstellung über Ihren Steueranbieter, ohne dass Sie separat etwas melden müssen.
- Einfache Nummerierung, pro Jahr oder mit Präfix — Sie wählen pro Standort
- Die Korrekturrechnung ist ein neues, mit dem Original verknüpftes Dokument, das nie verändert wird
- Costa Rica über GTI (Hacienda) und Kolumbien über Siigo, in die Ausstellung integriert
Wie Rechnungen nummeriert, korrigiert und gemeldet werden
- Drei Nummerierungsmodi pro Standort — fortlaufende Nummerierung, jährlich neu beginnend (Beispiel: 2026-001) oder mit eigenem Präfix pro Nummernkreis (Beispiel: FC-2026-001), mit einer Sperre, damit zwei Kassen gleichzeitig keine Nummer doppelt vergeben.
- Korrekturrechnungen, ohne das Original anzufassen — eine Korrekturrechnung ist ein neues Dokument vom Typ Gutschrift, verknüpft mit der Originalrechnung; die Originalrechnung bleibt unverändert.
- Costa Rica und Kolumbien, mit ihrem Steueranbieter — Costa Rica stellt über GTI mit dem 50-stelligen numerischen Schlüssel der Hacienda aus; Kolumbien über Siigo.
- Steueraufschlüsselung pro Position — jede Rechnungsposition speichert ihre eigene Steuer, nicht eine einzige MwSt. für das ganze Dokument.
- Statusverfolgung beim Steueranbieter — jede Statusänderung des Steuerdokuments wird mit ihrem Code und der Antwort des Anbieters protokolliert.
- Standard-MwSt. des Standorts: in Prüfung. Die Spalte für eine Standardsteuer pro Standort existiert, aber die Migration selbst kennzeichnet sie als Vorschlag, der noch auf Genehmigung wartet; heute wird die Steuer Position für Position festgelegt, nicht pro Standort.
Sie erzeugen das Bank-XML, und die Rückmeldung gleicht sich von selbst ab
Sie erzeugen das XML für Einzug oder Zahlung an die Bank aus Fitmewise heraus. Sobald die Bank ihre Antwortdatei zurückgibt, wird sie automatisch importiert, damit Sie wissen, welcher Beleg gescheitert ist, ohne einen Kontoauszug zu öffnen.
- pain.008 für den Einzug per Lastschrift, pain.001 für Zahlungen an Lieferanten
- Die pain.002-Datei, die die Bank zurückgibt, wird automatisch importiert und abgeglichen
- Standardisiertes SEPA-Format, von jeder Bank akzeptiert
Die drei Dateien der Sammeldatei, eine nach der anderen
- pain.008 — Lastschrift (Einzug) — erzeugt das Lastschrift-XML zur Einreichung bei der Bank.
- pain.001 — Überweisung (Zahlung) — erzeugt das XML, um Lieferanten zu bezahlen.
- pain.002 — Abgleich der Rückmeldung — Sie laden die Datei hoch, die die Bank zurückgibt, und das System importiert, welche Belege zurückkamen und warum.
- Bekannte Obergrenze: sehr grosse Sammeldateien. Die Erzeugung ist heute synchron und baut das gesamte XML im Arbeitsspeicher auf; ab etwa 5’000 Belegen in derselben Sammeldatei hat das Team das Risiko selbst dokumentiert, der Lösungsplan (asynchrone Erzeugung) ist noch nicht umgesetzt. Für das übliche Volumen eines Studios ist das kein Problem.
- Der Buchhaltungsblock einer Zahlung steht nie allein — das Sammel-XML ist der Zahlungsweg für SEPA bei Beiträgen, Paketen und im Shop; die übrigen Zahlungsarten werden direkt verrechnet.
Die Zahlung wird von selbst zum richtigen Datum ausgelöst, von wöchentlich bis jährlich
Sie wählen die Periodizität beim Einrichten des Tarifs und vergessen den Kalender. Niemand öffnet am 1. eine Tabelle, um nachzusehen, wer in diesem Monat zahlen muss.
- Wöchentlich, vierzehntägig, monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, viermonatlich, halbjährlich oder jährlich
- Ein geplanter Prozess prüft täglich, welche Beiträge fällig sind, und löst sie aus
- Die anteilige Berechnung der ersten Zahlung errechnet den Betrag noch nicht — sie kommt noch
Die Wiederkehr und der tatsächliche Stand der anteiligen Berechnung
- 8 Periodizitäten — wöchentlich, vierzehntägig, monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, viermonatlich, halbjährlich und jährlich.
- Automatische Auslösung — ein geplanter Prozess prüft täglich, welche Beiträge fällig werden, und erzeugt ihre Zahlung, ohne manuelles Eingreifen.
- Anteilige Berechnung: errechnet den Betrag noch nicht. Beim Anlegen eines Beitrags können Sie wählen, wie die erste Zahlung anteilig berechnet werden soll – sofort, bei der Verlängerung, oder den vollen Betrag ohne Anteilsberechnung kassieren –, und diese Auswahl wird gespeichert. Aber heute liest keine Zahlungsberechnung sie bereits: Der kassierte Betrag ist der volle Preis des Beitrags. Das ist der nächste Baustein, der umgesetzt wird, nichts, was wir heute versprechen.
Was man zu diesem Modul üblicherweise fragt
Kann ich an einem Standort bar kassieren und an einem anderen nur per Karte?
Ja. Jeder Standort aktiviert seine eigenen Zahlungsarten, mit einem unabhängigen Schalter pro Zahlungsart. Er übernimmt nicht, was im Rest der Kette konfiguriert ist.
Was passiert, wenn bei einem Mitglied der Beleg mehrfach zurückgebucht wird?
Standardmässig wird alle 2 Tage bis zu 14-mal erneut versucht, und wenn nach 30 Tagen noch nicht kassiert werden konnte, wird automatisch gekündigt. Diese drei Werte können Sie pro Standort ändern.
Kann ich eine Korrekturrechnung ausstellen, ohne die Originalrechnung anzufassen?
Ja. Die Korrekturrechnung ist ein neues Dokument, verknüpft mit der Originalrechnung, die immer unverändert bleibt.
Wird die erste Zahlung anteilig berechnet, wenn sich das Mitglied mitten im Monat anmeldet?
Noch nicht. Sie können wählen, wie anteilig berechnet werden soll, aber heute kassiert das System den vollen Betrag des Beitrags: Die Berechnung der anteiligen Zahlung ist noch nicht umgesetzt.
Module, die oft dazugehören
Wer die Zahlung abwickelt
Und viele weitereMöchten Sie es in Aktion sehen?
Wir zeigen es Ihnen an Ihrem Fall: Ihre Beitragsarten, Ihre Standorte und das, was Sie heute zwingt, zwei Programme zu nutzen.
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