Încasați, facturați și reconciliați banca fără să ieșiți din Fitmewise
Activați metodele de încasare pe care le folosește fiecare locație, automatizați reîncercările în cazul unei neplăți și generați XML-ul lotului pentru bancă. Totul în aceeași platformă care vă gestionează cotizațiile.
Fiecare locație activează metodele de încasare pe care le folosește cu adevărat
Activați pe locație doar ceea ce se folosește cu adevărat acolo: numerar, card sau debit direct. Deschiderea unei filiale nu mai înseamnă o zi de configurare, iar la recepție nimeni nu vede o metodă de încasare care acolo nu există.
- Manual (numerar sau transfer), card și debit direct SEPA, fiecare cu comutatorul lui pe locație
- Cardul trece prin Stripe, Azul sau Wompi, în funcție de țară
- O locație nouă încasează din prima zi, fără pași manuali prealabili
Cele 4 metode de încasare și cum se activează
- Catalog global de 4 metode — numerar sau transfer înregistrate manual, card, chitanță SEPA și lot SEPA în fișier, cu un comutator global pe lângă cel al fiecărei locații.
- Activare pe locație, nu pe companie — fiecare locație are propriul comutator pe metodă, independent de celelalte.
- Numerarul și transferul sunt aceeași metodă, înregistrată manual — se deosebesc pe dinăuntru prin furnizorul de încasare; cardul folosește procesatorul de plăți (Stripe, Azul sau Wompi, în funcție de țară), iar SEPA folosește direct chitanța sau lotul în fișier.
- Orice locație nouă poate încasa din prima zi — până în august 2026 catalogul de metode nu avea date inițiale, iar o locație abia creată nu putea încasa în niciun fel; a fost corectat.
Definiți politica de neplată, iar sistemul o execută singur
Dumneavoastră stabiliți de câte ori se reîncearcă, când se avertizează și ce majorare se aplică. De acolo încolo nimeni nu mai urmărește chitanțe la telefon și nu mai ține socoteala cine e la a doua încercare.
- Până la 14 reîncercări, la fiecare 2 zile, înainte de rezilierea automată la 30
- Aviz înainte de încasare, prin e-mail sau WhatsApp
- Majorare fixă pentru returnare sau majorare pentru fiecare zi de întârziere
Politica de încasare, câmp cu câmp
- Reîncercări — la câte zile se reîncearcă încasarea (2 implicit) și de câte ori înainte de a renunța (14 implicit), configurabil pe locație.
- Reziliere automată pentru neplată — după câte zile fără încasare se face rezilierea (30 implicit); rulează în paralel cu reîncercările și câștigă ce se îndeplinește primul.
- Preaviz de încasare — cu câte zile înainte avertizează (1 implicit) și pe ce canale. Astăzi cel care pleacă efectiv este e-mailul: canalul WhatsApp se poate bifa, dar încă nu trimite.
- Penalizare, două moduri care se exclud — o majorare fixă unică dacă debitarea este returnată sau o majorare pentru fiecare zi de întârziere, cu propria sumă configurabilă.
- Starea încasării, vizibilă în Cotizații › Plăți și încasări — plătit, în așteptare, eșuat, anulat și returnat.
Fiecare locație își numerotează facturile în felul ei, iar factura de corecție nu atinge niciodată originalul
Fiecare locație are seria și prefixul ei, iar o corecție iese ca document nou legat de cel anterior. În Costa Rica și în Columbia emiterea se face prin furnizorul dumneavoastră fiscal, fără să declarați nimic separat.
- Numerotare simplă, pe an sau cu prefix — alegeți dumneavoastră pe locație
- Factura de corecție este un document nou legat de original, care nu se modifică niciodată
- Costa Rica prin GTI (Hacienda) și Columbia prin Siigo, integrate în emitere
Cum se numerotează, se corectează și se declară facturile
- Trei moduri de numerotare pe locație — numerotare continuă, resetată în fiecare an (exemplu: 2026-001) sau cu prefix propriu pe serie (exemplu: FC-2026-001), cu blocare ca două case simultan să nu repete un număr.
- Facturi de corecție fără a atinge originalul — o factură de corecție este un document nou, de tip notă de credit, legat de factura originală; factura originală rămâne intactă.
- Costa Rica și Columbia, cu furnizorul lor fiscal — Costa Rica emite prin GTI cu cheia numerică Hacienda de 50 de cifre; Columbia, prin Siigo.
- Defalcarea impozitelor pe linie — fiecare linie de factură își păstrează propriul impozit, nu un singur TVA pentru tot documentul.
- Urmărirea stării față de furnizorul fiscal — fiecare schimbare de stare a documentului fiscal rămâne înregistrată cu codul ei și cu răspunsul furnizorului.
- TVA implicit al locației: în analiză. Coloana pentru fixarea unui impozit implicit pe locație există, dar chiar migrarea o marchează ca propunere în așteptarea aprobării; astăzi impozitul se fixează linie cu linie, nu pe locație.
Generați XML-ul pentru bancă, iar întoarcerea se reconciliază singură
Generați din Fitmewise XML-ul de încasare sau de plată către bancă. Când banca returnează fișierul ei de răspuns, acesta se importă singur, ca să știți ce chitanță a eșuat fără să deschideți un extras.
- pain.008 pentru încasarea prin debit direct, pain.001 pentru plăți către furnizori
- Fișierul pain.002 pe care îl returnează banca se importă și se reconciliază singur
- Format standard SEPA, acceptat de orice bancă
Cele trei fișiere ale lotului, pe rând
- pain.008 — debit direct (încasare) — generează XML-ul de debit direct pentru a fi trecut prin bancă.
- pain.001 — transfer (plată) — generează XML-ul pentru a plăti furnizorii.
- pain.002 — reconcilierea întoarcerii — încărcați fișierul pe care îl returnează banca, iar sistemul importă ce chitanțe s-au întors și de ce.
- Plafon cunoscut: loturi foarte mari. Generarea este astăzi sincronă și construiește tot XML-ul în memorie; peste aproximativ 5.000 de chitanțe în același lot, chiar echipa a documentat riscul, iar planul de remediere (generare asincronă) nu este încă construit. Pentru volumul obișnuit al unui club nu este o problemă.
- Blocul contabil al unei încasări nu merge niciodată singur — XML-ul lotului este calea de plată pentru SEPA la cotizații, pachete și magazin; celelalte metode se decontează direct.
Încasarea pornește singură la data potrivită, de la săptămânală la anuală
Alegeți periodicitatea la construirea tarifului și uitați de calendar. Nimeni nu mai deschide un tabel în ziua 1 ca să vadă cui îi vine rândul să plătească luna aceasta.
- Săptămânală, bisăptămânală, lunară, bimestrială, trimestrială, la patru luni, semestrială sau anuală
- Un proces programat verifică în fiecare zi ce cotizații sunt scadente și le declanșează
- Calculul proporțional al primei încasări încă nu calculează suma — urmează
Recurența și starea reală a calculului proporțional
- 8 periodicități — săptămânală, bisăptămânală, lunară, bimestrială, trimestrială, la patru luni, semestrială și anuală.
- Declanșare automată — un proces programat verifică în fiecare zi ce cotizații sunt scadente și generează încasarea lor, fără intervenție manuală.
- Calcul proporțional: încă nu calculează suma. La înscrierea unei cotizații puteți alege cum ar trebui calculată proporțional prima încasare —acum, la reînnoire sau încasând suma întreagă fără calcul proporțional—, iar alegerea se salvează. Dar astăzi niciun calcul de încasare nu o citește încă: suma încasată este prețul întreg al cotizației. Este următoarea piesă care se construiește, nu ceva ce promitem astăzi.
Ce se întreabă de obicei despre acest modul
Pot încasa în numerar într-o locație și doar cu cardul în alta?
Da. Fiecare locație își activează propriile metode de încasare, cu un comutator independent pe metodă. Nu moștenește ce are configurat restul lanțului.
Ce se întâmplă dacă unui membru i se returnează debitarea de mai multe ori?
Implicit, se reîncearcă la fiecare 2 zile de până la 14 ori, iar dacă după 30 de zile tot nu s-a încasat, se face rezilierea automată. Puteți schimba aceste trei numere pe locație.
Pot emite o factură de corecție fără să ating factura originală?
Da. Factura de corecție este un document nou, legat de factura originală, care rămâne mereu intactă.
Prima încasare se calculează proporțional dacă membrul se înscrie la mijlocul lunii?
Încă nu. Puteți alege cum ar trebui calculată proporțional, dar astăzi sistemul încasează suma întreagă a cotizației: calculul proporțional urmează să fie construit.
Module care merg de obicei împreună cu acesta
Cine procesează încasarea
Și multe alteleDoriți să-l vedeți în funcțiune?
Vi-l arătăm pe cazul dumneavoastră: tipurile dumneavoastră de cotizație, locațiile dumneavoastră și ce vă obligă astăzi să folosiți două programe.
Cereți o demonstrație