Du schemalägger en gång, och motorn skapar sessionerna själv
Ett pass, en fysioträning eller en bana: alla tre använder samma regler för kapacitet, väntelista, avbokning och klippkort. Du ställer in det en gång per anläggning och kalendern fylls på av sig själv, upp till 3 månader framåt.
Varje pass har sin kapacitet, sin sal och sin instruktör
Du bygger mönstret en gång och systemet skapar kalenderns sessioner av sig själv, upp till 3 månader framåt. Blir passet fullt ordnas väntelistan om av sig själv så fort någon avbokar.
- Veckovis upprepning på valda dagar, med egen kapacitet eller ärvd från salen
- Väntelista med köplats, och du kan kräva klippkort med saldo för att få ställa sig i kö
- Sessionerna skapas av sig själva när du sparar mönstret, upp till 3 månader framåt
Så definieras och skapas varje pass
- Schema och sessioner är olika saker — du bygger mönstret en gång (”spinning, måndagar och onsdagar kl. 19:00”) och därifrån skapas kalenderns enskilda sessioner, var och en med sitt eget liv: du kan byta instruktör på en enda session utan att röra resten.
- Veckovis upprepning, ännu inte månadsvis — utan valda dagar skapas ett dagligt pass; med valda dagar blir det veckovis på de dagarna. ”Varannan vecka” eller månadsvis upprepning finns inte: intervallet är fast på 1.
- Kapacitet per pass, eller ärvd från salen — du anger kapaciteten för just det passet, eller lämnar tomt så gäller salens.
- Väntelista med köplats — aktiveras per anläggning, varje medlem kommer in med sitt ordningsnummer och sin status (väntar, uppflyttad, har lämnat kön), och du kan kräva att medlemmen har saldo på ett klippkort för att få ställa sig i kö.
- Instruktör och sal tilldelade passet, och om du tar bort instruktörens profil faller inte passet: fältet blir bara tomt.
- Sessionerna skapas i bakgrunden — när du sparar mönstret skrivs de inte direkt: en händelse startar skapandet, och när allt fungerar som det ska dyker de första sessionerna upp på 1,65 sekunder och en hel månad på ungefär 6. Horisonten är 3 månader; efter det datumet finns ännu ingen session, även om mönstret finns.
Du bestämmer hur lång marginal du ger för att boka och för att avboka
Du anger hur många timmar i förväg, avbokningsfristen och vad som händer med den som bokar och inte kommer. Sedan tillämpas det av sig självt, session för session, och ditt team slipper förhandla om det i receptionen.
- Längsta och kortaste framförhållning för bokning, och avbokningsfrist utan påföljd
- Fem olika svar på uteblivet besök, från en enkel avisering till en extra avgift
- Återkommande bokning för ett helt kvartal, utan att den lever kvar efter slutdatumet
Alla bokningsregler, och vad som händer om något går fel
- Framförhållning för bokning — högst så många dagar framåt och minst så många minuter innan start, inställt per anläggning och per kategori: gruppass kan öppnas 7 dagar före och fysio 30 dagar före.
- Avbokning med frist — sista timme för att avboka utan påföljd, och du bestämmer om en avbokning inom fristen ger tillbaka sessionen på klippkortet eller saldot.
- Uteblivet besök, med fem svar — bara en avisering, borttagning från väntelistan, bokningsspärr, debitering av en extra session eller tillägg på medlemsavgiften. Med ett antal efterskänkta uteblivanden innan sanktionerna börjar.
- Incheckning vid spärrgrinden — du kan kräva att närvaron valideras genom att passera spärrgrinden, med ett tidsfönster i minuter före och efter sessionen för att den ska registreras.
- Massbokning eller återkommande bokning för en period — en medlem bokar alla tisdagar och torsdagar kl. 19:00 från den 1 september till den 30 november på en gång; sessionen kan hoppas över om den är full eller om medlemmen överskrider sin kvot, och inget skapas efter den 30 november.
- Ingen dubbelbokning av samma person på samma pass — systemet blockerar det på databasnivå.
Ett klippkort avgör hur många sessioner som återstår, om det förfaller och om det ackumuleras
Du säljer tio fysiosessioner och systemet håller räkningen: det drar av vid bokning och stänger klippkortet när det är förbrukat eller har förfallit. I receptionen behöver ingen sätta streck i ett block.
- Klippkort med sessioner eller med saldo, med eget förfallodatum eller utan förfall
- Det som inte förbrukas ackumuleras vid förnyelse, upp till den gräns du sätter
- Varje bokning visar tydligt vad som drogs av: klippkortet, medlemsavgiften, en gratissession eller ingenting
Så fungerar ett klippkort, session för session
- Två typer av klippkort — med sessioner (”10 fysiosessioner”, eller obegränsat om du inte anger något antal) eller med saldo, som förbrukas allteftersom.
- Inställbart förfall — hur många dagar det gäller från det att det aktiveras, eller inget förfall om du lämnar fältet tomt. Klippkortet går från väntar på betalning till aktivt, förbrukat och förfallet, och medlemmen ser det i sin app.
- Ackumulering vid förnyelse — sessionerna som blir över på ett klippkort förs över till nästa, med en valfri gräns så att de inte hopar sig i det oändliga.
- Varje bokning visar tydligt vad som drogs av — klippkortet, medlemsavgiften, en gratissession eller ingenting. Det förhindrar diskussionen ”det där passet hade jag redan betalat”.
- Inpasseringsklippkort till gymmet — en separat kategori av klippkort som öppnar spärrgrinden utan att boka något och utan att vara beroende av någon tjänst.
En sal bokas på samma sätt som ett pass eller en session med fysion
En sal, en bana eller en bassäng bokas med samma motor som ett pass eller en tjänst. Samma platsantal, samma medlemsavgift, bara kategorin skiljer sig.
- Två nivåer: anläggningen, och det som faktiskt bokas inom den
- En bana bokas för sig, utan att något gruppass behöver ligga bakom
- Kapaciteten för en zon kan lämnas odefinierad, och det är inte samma sak som kapacitet noll
Vad en sal och en zon är, och deras gränser
- Två nivåer: anläggningen och zonen — anläggningen är det fysiska, ”Våtzon”; zonen är det som bokas inom den, en bana eller en viss bassäng.
- Kapacitet per zon, valfritt — kan lämnas odefinierad, och det betyder ”ingen angiven gräns”, inte kapacitet noll.
- En lokal bokas på samma sätt som ett pass eller en tjänst, med samma motor och samma platsantal som medlemsavgiften. Det enda som skiljer är vilken kategori den tillhör.
- En zon behöver inte ligga inom en anläggning — en fristående utomhusbana är ett giltigt fall.
- Krock mellan två bokningar i samma zon och tid: ännu inte. Systemet varnar inte om två scheman överlappar i samma lokal; i dag är det den som bygger schemat som ansvarar.
Katalogen med pass, tjänster och lokaler tillhör varje anläggning
Varje anläggning bygger upp sina pass, sina tjänster och sina zoner utan att trampa på de andra. Att öppna en ny anläggning tvingar dig inte att gå igenom de andras katalog.
- Aktivitetstyper, tjänstekategorier och zoner: alltid tillhöriga en bestämd anläggning
- Ett abonnemang kan tillåta bokning vid en annan anläggning i kedjan, om du aktiverar det
- ”Flera gym” finns inte som en enda strömbrytare: det ställs in abonnemang för abonnemang
Vad som tillhör varje anläggning, och vad som kan korsas
- Katalogen med aktiviteter och lokaler tillhör varje anläggning, den delas inte av hela kedjan: gymmet i centrum och gymmet vid stranden behöver inte erbjuda samma sak.
- Kategorierna för aktiviteter, tjänster och lokaler är också per anläggning — de ställs in en och en på varje anläggning, även om de fem grundkategorierna läggs in likadant på alla.
- Varje zon tillhör en bestämd anläggning, egen sedan 29/08/2026 och inte längre ärvd från den sal som innehåller den.
- Boka vid en annan anläggning, abonnemang för abonnemang — du kan tillåta att en medlems medlemsavgift eller abonnemang bokar aktiviteter, tjänster eller lokaler vid en annan anläggning i kedjan, men det är en ruta som du aktiverar per abonnemang och per kategori, och den anläggningen måste ingå bland abonnemangets anläggningar och ha tillståndet för bokning mellan anläggningar aktiverat. Det är inte en öppen åtkomst.
- ”Flera gym” som enskilt begrepp: finns inte. Det är ett medvetet beslut: det finns ingen strömbrytare som öppnar hela kedjan för en medlem på en gång.
LAIA svarar åt medlemmen
Medlemmen frågar i chatten — vilka pass som finns på tisdag eftermiddag, om det finns plats kvar på bodypump kl. 20:00, när klippkortet tar slut — och LAIA svarar med gymmets faktiska kalender och de platser som finns kvar just då, inte med ett handskrivet manus. Bokningen avslutar medlemmen själv i appen eller via länken som LAIA lämnar i konversationen.
Det man brukar fråga om den här modulen
Kan jag sätta en annan kapacitet för salen och för passet som hålls i den?
Ja. Du anger passets kapacitet eller lämnar fältet tomt så ärver det salens. De två nivåerna är oberoende av varandra.
Vad händer om en medlem inte dyker upp på ett bokat pass?
Du väljer svaret: bara en avisering, borttagning från väntelistan, bokningsspärr, en extra avgift eller ett tillägg på medlemsavgiften. Och du kan efterskänka ett antal uteblivanden innan sanktionerna börjar.
Kan jag skapa pass varannan vecka, eller bara varje vecka?
I dag bara veckovis på de dagar du markerar, eller dagligen om du inte markerar någon. Varannan vecka eller månadsvis är ännu inte byggt.
Varnar systemet om två pass krockar i samma sal vid samma tid?
Inte ännu. I dag är det den som bygger schemat som ansvarar för att kontrollera att två scheman inte överlappar i samma lokal.
Moduler som brukar höra ihop med den här
Vill du se den i funktion?
Vi visar den med ditt eget fall: dina typer av medlemsavgift, dina anläggningar och det som i dag tvingar dig att använda två program.
Boka en demo