Debitera, fakturera och stäm av banken utan att lämna Fitmewise
Du aktiverar de debiteringssätt som varje anläggning använder, automatiserar nya försök vid en obetald avgift och skapar XML-filen för autogirobatchen till banken. Allt i samma plattform som hanterar dina medlemsavgifter.
Varje anläggning slår på de debiteringssätt som den verkligen använder
Du slår bara på det som faktiskt används på varje anläggning: kontant, kort eller autogiro. Att öppna en ny anläggning är inte längre en konfigurationsdag, och i receptionen ser ingen ett debiteringssätt som inte finns där.
- Manuellt (kontant eller överföring), kort och SEPA-autogiro, var och en med sin egen brytare per anläggning
- Kortet går via Stripe, Azul eller Wompi beroende på land
- En ny anläggning kan debitera från första dagen, utan manuella förberedande steg
De 4 debiteringssätten och hur de aktiveras
- Global katalog med 4 metoder — kontant eller överföring som registreras för hand, kort, SEPA-autogirodragning och SEPA-autogirobatch i fil, med en global brytare utöver den för varje anläggning.
- Aktivering per anläggning, inte per företag — varje anläggning har sin egen brytare per metod, oberoende av de andra.
- Kontant och överföring är samma metod, registrerad för hand — internt skiljs de åt av debiteringsleverantören; kortet använder betalleverantören (Stripe, Azul eller Wompi beroende på land) och SEPA använder direkt autogirodragningen eller autogirobatchen i fil.
- Varje ny anläggning kan debitera från första dagen — fram till augusti 2026 hade metodkatalogen inga startdata och en nyskapad anläggning kunde inte debitera på något sätt; det är nu rättat.
Du definierar policyn för obetalda avgifter, och systemet genomför den själv
Du bestämmer hur många gånger det ska försökas igen, när en avisering skickas och vilken tilläggsavgift som tillämpas. Därefter jagar ingen autogirodragningar per telefon eller håller räkning på vem som är på sitt andra försök.
- Upp till 14 nya försök, var 2:a dag, innan automatisk uppsägning efter 30
- Förhandsavisering före debiteringen via e-post eller WhatsApp
- Fast tilläggsavgift vid återföring, eller tilläggsavgift för varje dags försening
Debiteringspolicyn, fält för fält
- Nya försök — hur många dagar mellan försöken att debitera igen (2 som standard) och hur många gånger innan man ger upp (14 som standard), inställt per anläggning.
- Automatisk uppsägning vid obetald avgift — efter hur många dagar utan debitering som medlemskapet sägs upp (30 som standard); löper parallellt med de nya försöken och det som inträffar först gäller.
- Förhandsavisering om debitering — hur många dagar i förväg aviseringen skickas (1 som standard) och via vilka kanaler. I dag är det e-post som faktiskt skickas: WhatsApp-kanalen kan markeras, men skickar ännu inte.
- Påföljd, två lägen som utesluter varandra — en fast engångsavgift om autogirodragningen återförs, eller en tilläggsavgift för varje dags försening, med eget inställbart belopp.
- Debiteringsstatus synlig under Medlemsavgifter › Betalningar och debiteringar — betald, väntande, misslyckad, avbruten och återförd.
Varje anläggning numrerar sina fakturor på sitt sätt, och kreditfakturan rör aldrig originalet
Varje anläggning har sin egen serie och sitt eget prefix, och en rättelse skapas som ett nytt dokument länkat till det tidigare. I Costa Rica och Colombia går utfärdandet mot din skatteleverantör utan att du behöver deklarera något separat.
- Enkel numrering, per år eller med prefix — du väljer per anläggning
- Kreditfakturan är ett nytt dokument länkat till originalet, som aldrig ändras
- Costa Rica via GTI (Hacienda) och Colombia via Siigo, integrerade i utfärdandet
Hur fakturor numreras, rättas och deklareras
- Tre numreringslägen per anläggning — löpande numrering, omstartad varje år (exempel: 2026-001) eller med eget prefix per serie (exempel: FC-2026-001), med spärr så att två kassor samtidigt inte upprepar ett nummer.
- Kreditfakturor utan att röra originalet — en kreditfaktura är ett nytt dokument, av typen kredit, länkat till originalfakturan; originalfakturan förblir orörd.
- Costa Rica och Colombia, med sin skatteleverantör — Costa Rica utfärdar via GTI med Haciendas numeriska nyckel på 50 siffror; Colombia via Siigo.
- Skatteuppdelning per rad — varje fakturarad sparar sin egen skatt, inte en enda moms för hela dokumentet.
- Statusuppföljning hos skatteleverantören — varje statusändring av skattedokumentet registreras med sin kod och leverantörens svar.
- Anläggningens standardmoms: under granskning. Kolumnen för att ange en standardskatt per anläggning finns, men själva migreringen markerar den som ett förslag som väntar på godkännande; i dag anges skatten rad för rad, inte per anläggning.
Du skapar bankens XML och återkopplingen stäms av själv
Du skapar XML-filen för debitering eller betalning till banken direkt från Fitmewise. När banken skickar tillbaka sin svarsfil importeras den av sig själv, så att du vet vilken autogirodragning som misslyckades utan att öppna ett kontoutdrag.
- pain.008 för autogirodebitering, pain.001 för betalningar till leverantörer
- Filen pain.002 som banken skickar tillbaka importeras och stäms av automatiskt
- SEPA-standardformat, godkänt av alla banker
De tre filerna i autogirobatchen, en i taget
- pain.008 — direktdebitering (debitering) — skapar XML-filen för autogiro att lämna in till banken.
- pain.001 — överföring (betalning) — skapar XML-filen för att betala leverantörer.
- pain.002 — avstämning av återkopplingen — du laddar upp filen som banken skickar tillbaka och systemet importerar vilka autogirodragningar som återfördes och varför.
- Känd gräns: mycket stora autogirobatchar. Skapandet är i dag synkront och bygger hela XML-filen i minnet; över cirka 5 000 autogirodragningar i samma batch har teamet själva dokumenterat risken, med en åtgärdsplan (asynkront skapande) som ännu inte är byggd. För ett gyms normala volym är det inget problem.
- Bokföringsblocket för en debitering står aldrig fristående — batch-XML är betalvägen för SEPA vid medlemsavgifter, klippkort och butik; övriga metoder regleras direkt.
Debiteringen utlöses av sig själv på rätt datum, från veckovis till årsvis
Du väljer periodicitet när du bygger priset och glömmer kalendern. Ingen öppnar ett kalkylblad den 1:a för att se vem som ska betala den här månaden.
- Veckovis, varannan vecka, månadsvis, varannan månad, kvartalsvis, var fjärde månad, halvårsvis eller årsvis
- En schemalagd process kontrollerar varje dag vilka medlemsavgifter som ska debiteras och utlöser dem
- Proportionering av den första debiteringen räknar ännu inte ut beloppet — är på väg
Återkommande debitering, och proportioneringens verkliga status
- 8 periodiciteter — veckovis, varannan vecka, månadsvis, varannan månad, kvartalsvis, var fjärde månad, halvårsvis och årsvis.
- Automatisk utlösning — en schemalagd process kontrollerar varje dag vilka medlemsavgifter som förfaller och skapar deras debitering, utan manuellt ingripande.
- Proportionering: räknar ännu inte ut beloppet. När du registrerar en medlemsavgift kan du välja hur den första debiteringen ska proportioneras — nu, vid förnyelsen, eller debitera hela beloppet utan proportionering — och valet sparas. Men i dag läser ingen debiteringsberäkning det ännu: beloppet som debiteras är medlemsavgiftens fulla pris. Det är nästa del som ska byggas, inget vi lovar i dag.
Det man brukar fråga om den här modulen
Kan jag ta emot kontant på en anläggning och bara kort på en annan?
Ja. Varje anläggning aktiverar sina egna debiteringssätt, med en oberoende brytare per metod. Den ärver inte det som är inställt på resten av kedjan.
Vad händer om en medlems autogirodragning återförs flera gånger?
Som standard görs ett nytt försök var 2:a dag upp till 14 gånger, och om avgiften fortfarande inte har debiterats efter 30 dagar sägs medlemskapet upp automatiskt. Du kan ändra de tre talen per anläggning.
Kan jag utfärda en kreditfaktura utan att röra originalfakturan?
Ja. Kreditfakturan är ett nytt dokument, länkat till originalfakturan, som alltid förblir orörd.
Proportioneras den första debiteringen om medlemmen registreras mitt i månaden?
Inte ännu. Du kan välja hur den ska proportioneras, men i dag debiterar systemet medlemsavgiftens fulla belopp: beräkningen av proportioneringen är ännu inte byggd.
Moduler som brukar höra ihop med den här
Vem som hanterar betalningen
Och många flerVill du se den i funktion?
Vi visar den med ditt eget fall: dina typer av medlemsavgift, dina anläggningar och det som i dag tvingar dig att använda två program.
Boka en demo