Du planlægger én gang, og motoren genererer sessionerne selv
Et hold, en fysioterapisession eller en bane: alle tre bruger de samme regler for kapacitet, venteliste, afmelding og klippekort. Du opsætter det én gang pr. afdeling, og kalenderen fyldes af sig selv, op til 3 måneder frem.
Hvert hold har sin kapacitet, sin sal og sin instruktør
Du opbygger mønsteret én gang, og systemet genererer kalenderens sessioner af sig selv, op til 3 måneder frem. Bliver holdet fyldt op, ændrer ventelisten rækkefølge af sig selv, så snart nogen afmelder sig.
- Ugentlig gentagelse på de valgte dage, med egen kapacitet eller arvet fra salen
- Venteliste med placering, og du kan kræve et klippekort med saldo for at skrive sig op
- Sessionerne genereres af sig selv, når mønsteret gemmes, op til 3 måneder frem
Sådan defineres og genereres hvert hold
- Skemaet og sessionerne er to forskellige ting — du opbygger mønsteret én gang (»spinning, mandag og onsdag kl. 19.00«), og ud fra det genereres kalenderens konkrete sessioner, som hver har sit eget liv: du kan skifte instruktør på én enkelt uden at røre resten.
- Ugentlig gentagelse, endnu ikke månedlig — uden valgte dage genereres et dagligt hold; med valgte dage ugentligt på de dage. Der findes ikke »hver 2. uge« eller månedlig gentagelse: intervallet er fast på 1.
- Kapacitet pr. hold, eller arvet fra salen — du fastsætter kapaciteten for det hold, eller du lader feltet stå tomt, og så gælder salens kapacitet.
- Venteliste med plads — aktiveres pr. afdeling, hvert medlem kommer ind med sit løbenummer og sin status (venter, rykket op, er gået), og du kan kræve, at medlemmet har saldo på et klippekort for at skrive sig op.
- Instruktør og sal tildeles holdet, og hvis du sletter instruktørens profil, falder holdet ikke væk: feltet bliver bare tomt.
- Sessionerne genereres i baggrunden — når du gemmer mønsteret, skrives de ikke med det samme: en hændelse udløser genereringen, og når alt er sundt, dukker de første sessioner op på 1,65 sekunder og en hel måned på ca. 6. Horisonten er 3 måneder; efter den dato findes der endnu ingen session, selv om mønsteret findes.
Du bestemmer, hvor lang tid der er til at booke og til at afmelde
Du fastsætter antal timers varsel, afmeldingsfristen og hvad der sker med dem, der booker og ikke dukker op. Derefter anvendes det af sig selv, session for session, og dit team holder op med at forhandle det i skranken.
- Maksimalt og minimalt varsel for booking og afmeldingsfrist uden straf
- Fem forskellige svar på udeblivelse, fra en simpel advarsel til et ekstra gebyr
- Tilbagevendende booking for et helt kvartal, uden at den overlever sin slutdato
Alle bookingreglerne, og hvad der sker, hvis noget går galt
- Varsel for booking — maksimalt antal dage frem og minimalt antal minutter, før den starter, kan indstilles pr. afdeling og pr. familie: holdtræning kan åbnes 7 dage frem og fysioterapeuten 30.
- Afmelding med frist — de sidste timer, hvor man kan afmelde uden straf, og du bestemmer, om en rettidig afmelding giver sessionen på klippekortet eller saldoen tilbage.
- Udeblivelse, med fem svar — kun advarsel, fjernelse fra ventelisten, bookingspærre, gebyr svarende til en ekstra session eller tillæg på kontingentet. Med et antal tilgivne udeblivelser, før sanktionerne begynder.
- Check-in ved drejekors — du kan kræve, at fremmødet bekræftes ved at passere drejekorset, med et vindue på nogle minutter før og efter sessionen, hvor det kan registreres.
- Samlet eller tilbagevendende booking for en periode — et medlem booker alle tirsdage og torsdage kl. 19.00 fra 1. september til 30. november på én gang; bookingen kan springe en session over, hvis den er fuld, eller hvis medlemmet overskrider sin kvote, og der genereres intet efter den 30. november.
- Ingen dobbeltbooking af den samme person på det samme hold — systemet blokerer det på databaseniveau.
Et klippekort afgør, hvor mange sessioner der er tilbage, om det udløber, og om de overføres
Du sælger ti fysioterapisessioner, og systemet fører tælleren: den trækker fra ved booking og lukker klippekortet, når det er brugt op eller udløber. I receptionen sætter ingen kryds i en notesbog.
- Klippekort til sessioner eller saldo, med egen udløbsdato eller uden udløb
- Det, der ikke bruges, overføres ved fornyelse, op til den grænse, du fastsætter
- Hver booking gør det klart, hvad der blev trukket: klippekortet, kontingentet, kulance eller intet
Sådan fungerer et klippekort, session for session
- To typer klippekort — til sessioner (»10 fysioterapisessioner«, eller ubegrænset, hvis du ikke angiver et antal) eller til saldo, med en saldo, der bruges op.
- Udløb, der kan indstilles — hvor mange dage det er gyldigt, efter det er aktiveret, eller uden udløb, hvis du lader feltet stå tomt. Klippekortet går gennem afventer betaling, aktivt, opbrugt og udløbet, og medlemmet ser det i sin app.
- Overførsel ved fornyelse — de sessioner, der er til overs på et klippekort, overføres til det næste, med en valgfri grænse, så de ikke hober sig op i det uendelige.
- Hver booking gør det klart, hvad der blev trukket — klippekortet, kontingentet, kulance eller intet. Det forhindrer diskussionen »det hold havde jeg allerede betalt for«.
- Adgangsklippekort til centret — en separat klippekortfamilie, der åbner drejekorset uden at booke noget og uden at afhænge af nogen service.
En sal bookes ligesom et hold eller en session hos fysioterapeuten
En sal, en bane eller et bassin bookes med samme motor som et hold eller en service. Samme kapacitet, samme kontingent, kun familien ændrer sig.
- To niveauer: anlægget og det, der reelt bookes inde i det
- En bane bookes af sig selv, uden at der skal et instrueret hold bag
- Kapaciteten for en zone kan stå udefineret, og det er ikke det samme som kapacitet nul
Hvad en sal og en zone er, og deres grænser
- To niveauer: anlægget og zonen — anlægget er det fysiske, »Vådområde«; zonen er det, der bookes indeni, en bestemt bane eller et bestemt bassin.
- Kapacitet pr. zone, valgfri — den kan stå udefineret, og det betyder »ingen angivet grænse«, ikke kapacitet nul.
- En facilitet bookes ligesom et hold eller en service, med samme motor og samme kvote i kontingentet. Det eneste, der ændrer sig, er den familie, den tilhører.
- En zone behøver ikke ligge inde i et anlæg — en fritliggende udendørsbane er et gyldigt tilfælde.
- Kollision mellem to bookinger i samme zone og tidsrum: endnu ikke. Systemet advarer ikke, hvis to planlægninger overlapper i samme facilitet; i dag er det den, der laver skemaet, der har ansvaret.
Kataloget over hold, services og faciliteter hører til hver afdeling
Hver afdeling opsætter sine egne hold, services og zoner uden at træde de andre over tæerne. At åbne en ny afdeling tvinger dig ikke til at gennemgå de andres katalog.
- Aktivitetstyper, servicefamilier og zoner: altid hørende til en bestemt afdeling
- Et abonnement kan give lov til at booke i en anden afdeling i kæden, hvis du aktiverer det
- »Flere centre« findes ikke som én enkelt kontakt: det indstilles abonnement for abonnement
Hvad der hører til hver afdeling, og hvad der kan krydses
- Kataloget over aktiviteter og faciliteter hører til hver afdeling, det er ikke ét delt katalog for hele kæden: afdelingen i centrum og den ved stranden behøver ikke tilbyde det samme.
- Familierne af aktiviteter, services og faciliteter er også pr. afdeling — de opsættes én for én i hver afdeling, selv om de fem basisfamilier oprettes ens i alle.
- Hver zone hører til en bestemt afdeling, sin egen siden 29/08/2026 og ikke længere arvet fra den sal, der indeholder den.
- Booking i en anden afdeling, abonnement for abonnement — du kan lade et medlems kontingent eller abonnement booke aktiviteter, services eller faciliteter i en anden afdeling i kæden, men det er et felt, du aktiverer pr. abonnement og pr. familie, og den afdeling skal være blandt abonnementets afdelinger og have tilladelsen til booking på tværs af afdelinger aktiveret. Det er ikke fri adgang.
- »Flere centre« som ét samlet begreb findes ikke. Det er en bevidst beslutning: der er ingen kontakt, der med ét åbner hele kæden for et medlem.
LAIA svarer for medlemmet
Medlemmet spørger i chatten — hvilke hold der er tirsdag eftermiddag, om der er plads på body pump-holdet kl. 20.00, hvornår klippekortet udløber — og LAIA svarer med centrets rigtige kalender og de pladser, der er tilbage i det øjeblik, ikke med et håndskrevet manuskript. Selve bookingen afslutter medlemmet selv fra appen eller fra det link, LAIA efterlader i samtalen.
Det, man typisk spørger om dette modul
Kan jeg indstille en anden kapacitet for salen og for det hold, der undervises i den?
Ja. Du fastsætter holdets kapacitet eller lader feltet stå tomt, så arver det salens. De to niveauer er uafhængige.
Hvad sker der, hvis et medlem ikke møder op til et booket hold?
Du vælger svaret: kun en advarsel, fjernelse fra ventelisten, bookingspærre, et ekstra gebyr eller et tillæg på kontingentet. Og du kan tilgive et antal udeblivelser, før sanktionerne begynder.
Kan jeg opsætte hold hver 14. dag, eller kun ugentlige?
I dag kun ugentligt på de dage, du markerer, eller dagligt, hvis du ikke markerer nogen. Hver 14. dag eller månedligt er der endnu ikke bygget.
Advarer systemet, hvis to hold støder sammen i samme sal på samme tidspunkt?
Endnu ikke. I dag er det den, der laver skemaet, der har ansvaret for at kontrollere, at to planlægninger ikke overlapper i samme facilitet.
Moduler, der ofte hører sammen med dette
Vil du se det i funktion?
Vi viser dig det med din situation: dine typer kontingent, dine afdelinger og det, der i dag tvinger dig til at bruge to programmer.
Bestil en demo