Opkræv, fakturér og afstem banken uden at forlade Fitmewise
Du aktiverer de opkrævningsmetoder, hver afdeling bruger, automatiserer genforsøg ved manglende betaling og genererer batch-XML'en til banken. Alt sammen inde i den samme platform, der styrer dine kontingenter.
Hver afdeling tænder de opkrævningsmetoder, den rent faktisk bruger
Du tænder pr. afdeling kun det, der reelt bruges dér: kontanter, kort eller betalingsservice. At åbne en ny afdeling er ikke længere en dag med opsætning, og i skranken ser ingen en opkrævningsmetode, der ikke findes dér.
- Manuel (kontanter eller overførsel), kort og SEPA-betalingsservice, hver med sin egen kontakt pr. afdeling
- Kortet går via Stripe, Azul eller Wompi afhængigt af landet
- En ny afdeling opkræver fra første dag, uden manuelle forudgående trin
De 4 opkrævningsmetoder og hvordan de aktiveres
- Globalt katalog med 4 metoder — kontanter eller overførsel registreret i hånden, kort, SEPA-opkrævning og SEPA-batch i fil, med en global kontakt ud over den for hver afdeling.
- Aktivering pr. afdeling, ikke pr. virksomhed — hver afdeling har sin egen kontakt pr. metode, uafhængig af de andre.
- Kontanter og overførsel er den samme metode, registreret i hånden — de skelnes internt ved opkrævningsudbyderen; kortet bruger betalingsudbyderen (Stripe, Azul eller Wompi afhængigt af landet), og SEPA bruger direkte opkrævningen eller batchfilen.
- Enhver ny afdeling kan opkræve fra første dag — indtil august 2026 havde metodekataloget ingen startdata, og en nyoprettet afdeling kunne ikke opkræve på nogen måde; det er rettet.
Du definerer politikken for manglende betaling, og systemet udfører den selv
Du bestemmer, hvor mange gange der forsøges igen, hvornår der gives besked, og hvilket gebyr der pålægges. Derfra er der ingen, der jagter opkrævninger i telefonen eller holder styr på, hvem der er på andet forsøg.
- Op til 14 genforsøg, hver 2. dag, før automatisk udmeldelse efter 30
- Forhåndsbesked om opkrævningen på e-mail eller WhatsApp
- Fast gebyr ved tilbageførsel eller gebyr for hver dags forsinkelse
Opkrævningspolitikken, felt for felt
- Genforsøg — hvor mange dage der går mellem hvert nyt forsøg på opkrævning (som standard 2), og hvor mange gange der forsøges, før man opgiver (som standard 14), kan indstilles pr. afdeling.
- Automatisk udmeldelse ved manglende betaling — efter hvor mange dage uden opkrævning medlemmet meldes ud (som standard 30); det kører parallelt med genforsøgene, og det, der opfyldes først, vinder.
- Forhåndsbesked om opkrævning — hvor mange dage i forvejen der gives besked (som standard 1) og via hvilke kanaler. I dag er det e-mailen, der reelt sendes: WhatsApp-kanalen kan markeres, men sender endnu ikke.
- Straf, to gensidigt udelukkende tilstande — et enkelt fast gebyr, hvis opkrævningen kommer tilbage, eller et gebyr for hver dags forsinkelse, med sit eget beløb, der kan indstilles.
- Opkrævningens status kan ses under Kontingenter › Betalinger og opkrævninger — betalt, afventer, mislykket, annulleret og tilbageført.
Hver afdeling nummererer sine fakturaer på sin egen måde, og rettelsesfakturaen rører aldrig originalen
Hver afdeling har sin serie og sit præfiks, og en rettelse udstedes som et nyt dokument knyttet til det foregående. I Costa Rica og Colombia sker udstedelsen mod din skatteudbyder, uden at du skal indberette noget separat.
- Enkel nummerering, pr. år eller med præfiks — du vælger pr. afdeling
- Rettelsesfakturaen er et nyt dokument knyttet til originalen, som aldrig ændres
- Costa Rica via GTI (Hacienda) og Colombia via Siigo, integreret i udstedelsen
Hvordan fakturaer nummereres, rettes og indberettes
- Tre nummereringstilstande pr. afdeling — fortløbende nummerering, nulstillet hvert år (eksempel: 2026-001) eller med eget præfiks pr. serie (eksempel: FC-2026-001), med en lås, så to kasser samtidig ikke gentager et nummer.
- Rettelsesfakturaer uden at røre originalen — en rettelsesfaktura er et nyt dokument af typen kreditnota, knyttet til originalfakturaen; originalfakturaen forbliver urørt.
- Costa Rica og Colombia, med deres skatteudbyder — Costa Rica udsteder via GTI med Haciendas numeriske nøgle på 50 cifre; Colombia via Siigo.
- Skatteopdeling pr. linje — hver fakturalinje gemmer sin egen skat, ikke én enkelt moms for hele dokumentet.
- Opfølgning på status hos skatteudbyderen — hvert statusskifte på skattedokumentet registreres med sin kode og udbyderens svar.
- Afdelingens standardmoms: under gennemgang. Der findes en kolonne til at fastsætte en standardskat pr. afdeling, men selve migreringen markerer den som et forslag, der afventer godkendelse; i dag fastsættes skatten linje for linje, ikke pr. afdeling.
Du genererer bankens XML, og returneringen afstemmes af sig selv
Du genererer XML'en til opkrævning eller betaling til banken fra Fitmewise. Når banken returnerer sin svarfil, importeres den af sig selv, så du ved, hvilken opkrævning der fejlede, uden at åbne et kontoudtog.
- pain.008 til opkrævning via betalingsservice, pain.001 til betalinger til leverandører
- Filen pain.002, som banken returnerer, importeres og afstemmes af sig selv
- Standard SEPA-format, accepteret af enhver bank
De tre batchfiler, én for én
- pain.008 — direkte debitering (opkrævning) — genererer betalingsservice-XML'en, der skal sendes via banken.
- pain.001 — overførsel (betaling) — genererer XML'en til betaling af leverandører.
- pain.002 — afstemning af returneringen — du uploader den fil, banken returnerer, og systemet importerer, hvilke opkrævninger der kom tilbage, og hvorfor.
- Kendt loft: meget store batches. Genereringen er i dag synkron og opbygger hele XML'en i hukommelsen; over ca. 5.000 opkrævninger i samme batch har teamet selv dokumenteret risikoen, og planen for en løsning (asynkron generering) er endnu ikke bygget. For et centers sædvanlige volumen er det ikke noget problem.
- Regnskabsblokken for en opkrævning står aldrig alene — batch-XML'en er betalingsvejen for SEPA på kontingenter, klippekort og butik; de øvrige metoder afvikles direkte.
Opkrævningen udløses af sig selv på den rigtige dato, fra ugentlig til årlig
Du vælger periodiciteten, når du opretter takster, og glemmer kalenderen. Ingen åbner et regneark den 1. for at se, hvem der skal betale i denne måned.
- Ugentlig, hver 14. dag, månedlig, hver 2. måned, kvartalsvis, hver 4. måned, halvårlig eller årlig
- En planlagt proces kontrollerer hver dag, hvilke kontingenter der forfalder, og udløser dem
- Forholdsmæssig beregning af den første opkrævning beregner endnu ikke beløbet — det er på vej
Gentagelsen og den reelle status for den forholdsmæssige beregning
- 8 periodiciteter — ugentlig, hver 14. dag, månedlig, hver 2. måned, kvartalsvis, hver 4. måned, halvårlig og årlig.
- Automatisk udløsning — en planlagt proces kontrollerer hver dag, hvilke kontingenter der forfalder, og genererer deres opkrævning, uden manuel indgriben.
- Forholdsmæssig beregning: beregner endnu ikke beløbet. Når du opretter et kontingent, kan du vælge, hvordan den første opkrævning skal beregnes forholdsmæssigt — nu, ved fornyelsen, eller opkræve det fulde beløb uden forholdsmæssig beregning — og det valg gemmes. Men i dag læser ingen opkrævningsberegning det endnu: det opkrævede beløb er kontingentets fulde pris. Det er det næste, der skal bygges, ikke noget, vi lover i dag.
Det, man typisk spørger om dette modul
Kan jeg opkræve kontant i én afdeling og kun med kort i en anden?
Ja. Hver afdeling aktiverer sine egne opkrævningsmetoder, med en uafhængig kontakt pr. metode. Den arver ikke det, der er indstillet i resten af kæden.
Hvad sker der, hvis et medlems opkrævning bliver tilbageført flere gange?
Som standard forsøges der igen hver 2. dag op til 14 gange, og hvis det efter 30 dage stadig ikke er opkrævet, meldes medlemmet automatisk ud. Du kan ændre de tre tal pr. afdeling.
Kan jeg udstede en rettelsesfaktura uden at røre originalfakturaen?
Ja. Rettelsesfakturaen er et nyt dokument, knyttet til originalfakturaen, som altid forbliver urørt.
Beregnes den første opkrævning forholdsmæssigt, hvis medlemmet melder sig ind midt i måneden?
Endnu ikke. Du kan vælge, hvordan den skal beregnes forholdsmæssigt, men i dag opkræver systemet kontingentets fulde beløb: beregningen af den forholdsmæssige opkrævning er endnu ikke bygget.
Moduler, der ofte hører sammen med dette
Hvem behandler betalingen
Og mange flereVil du se det i funktion?
Vi viser dig det med din situation: dine typer kontingent, dine afdelinger og det, der i dag tvinger dig til at bruge to programmer.
Bestil en demo