De kaart van uw club: toestellen, zaalruimtes, incidenten
U registreert elk toestel en elke zaal met plattegrond. Als er iets mis is, bevat het incident zijn SLA, werkbon, onderdelen en kosten, en melden kan zonder actieve sessie.
Elk toestel en elke zaal, met een eigen dossier
U registreert het toestel één keer —merk, serienummer, garantie en waar het op de plattegrond staat— en alles wat er daarna mee gebeurt komt in dat dossier. Als iemand vraagt hoe loopband 4 het doet, staat het antwoord op een scherm en niet in het geheugen van de technicus.
- Toesteldossier: merk, model, serienummer en garantie
- Plattegrond van de zaal, met de exacte positie van elk toestel
- Categorieën met verantwoordelijke en standaard SLA-prioriteit
Wat het dossier van elk actief bevat
- Toestel: code, naam, merk, model, serienummer, aankoopdatum en vervaldatum van de garantie, plus de positie die op de plattegrond van de zaal is aangegeven.
- Zaal of ruimte: code, naam, verdieping en de afbeelding van de plattegrond, om daarop te plaatsen waar elk toestel staat.
- Categorieën in een boomstructuur, elk met een standaardverantwoordelijke en een standaard SLA-prioriteit: u registreert een toestel van die categorie en het erft meteen wie er gewaarschuwd moet worden en binnen welke tijd.
- Datum van het laatste en het volgende preventieve onderhoud, opgeslagen in het dossier van het toestel zelf.
- Alles per vestiging. Elke categorie, zaal en elk toestel hoort bij een specifieke vestiging, niet bij het hele bedrijf.
Een defect melden zonder in te loggen
Iedereen die het defect ziet, meldt het via een link, met of zonder geopende app. Elke prioriteit heeft zijn eigen reactie- en oplostijden.
- Melden zonder sessie: een directe link volstaat
- Elke prioriteit bepaalt zijn reactie- en oplosuren
- De afsluiting is altijd onderbouwd: gerepareerd, of niet gerepareerd met reden
Hoe een incident wordt gemeld en gevolgd
- Twee wegen, altijd gekoppeld aan een toestel of een zaal. Het personeel meldt het ingelogd, en daarnaast is er een openbare melding zonder inloggen, bedoeld voor een directe link. Het wordt nooit aan beide tegelijk gekoppeld en ook niet aan geen van beide; bij de openbare melding wordt de vestiging vanzelf bepaald op basis van het aangewezen toestel of de aangewezen zaal.
- SLA per prioriteit: elk niveau heeft zijn eigen reactie- en oplosuren (bijvoorbeeld 2 uur om te reageren en 24 om op te lossen bij de hoogste prioriteit).
- Toewijzing aan de technicus, beschikbaar als aparte handmatige actie. De regel voor automatische toewijzing per categorie bestaat en werkt, maar wordt nu alleen geactiveerd bij het aanmaken van de werkbon, niet op het moment dat het incident wordt gemeld.
- Afsluiten zonder reparatie, met een schriftelijke motivering, voor gevallen waarin geen ingreep nodig is.
- Volledige historiek van statuswijzigingen en opmerkingen bij het incident, zodat alles wat is besproken vastligt.
- Binnenkort: een foto aan het incident toevoegen. Nu kan alleen een link naar een bestand dat al elders bestaat, geen directe upload.
De werkbon: onderdelen, kosten en bewijs
Uit het incident volgt de werkbon, met toegewezen technicus, oplopende kosten en onderdelen met leverancier. U maakt de bon aan; de rest wordt vanzelf berekend.
- Maak de bon aan vanuit het incident; de technicus wordt vanzelf toegewezen
- Foto of video als bewijs, tot 10 MB
- Onderdelen met minimumvoorraad, gemiddelde kostprijs en leverancier met beoordeling
Wat de werkbon en het onderdelenmagazijn beheren
- De werkbon aanmaken vanuit het incident activeert de automatische toewijzing per categorie en berekent in dezelfde stap de SLA-termijn. De totale kosten lopen vanzelf op met de materialen die echt zijn verbruikt, en de technicus voegt een foto of video (JPEG, PNG of MP4, tot 10 MB) toe als bewijs van het werk.
- Uitvoeringschecklist: u maakt hem aan en vinkt hem stap voor stap af vanuit de werkbon zelf. Binnenkort: dat hij bij het aanmaken van de bon automatisch uit een sjabloon wordt gekopieerd; nu worden de stappen handmatig toegevoegd.
- Onderdelen met minimum- en streefvoorraad, gewogen gemiddelde kostprijs —dezelfde methode als in de module Winkel— en een leverancier met zijn leverbetrouwbaarheid en kwaliteitsbeoordeling. De bestelling van onderdelen bevat leverancier, verwachte leverdatum, bedrag en status, waarbij elke regel gekoppeld is aan de ontvangstboeking in het magazijn.
- Binnenkort: voorraad aftrekken bij gebruik van een onderdeel. Nu wordt de in- of uitgaande boeking wel geregistreerd, maar de voorraad van het onderdeel wordt niet vanzelf herberekend.
- Preventief onderhoud: u stelt de herhaling van een schema in en voert het uit wanneer het zover is. Binnenkort: dat het op de geplande datum vanzelf start, zonder dat iemand het handmatig hoeft te starten.
- Binnenkort: uniform beheerpaneel. Alles hierboven werkt al via integratie; het scherm in het Fitmewise-paneel om het in één oogopslag te bedienen is in aanbouw.
Wat men gewoonlijk over deze module vraagt
Kan het lid een defect melden zonder de receptie te bellen?
De melding zonder sessie bestaat al en vereist geen login, juist daarvoor bedoeld, maar nu verwijst nog geen enkel kanaal in de app ernaar: dat volledige traject komt binnenkort.
Wordt het preventieve onderhoud vanzelf gegenereerd, of moet ik eraan denken?
Nu moet u het starten wanneer het zover is: de herhaling wordt opgeslagen, maar de automatische start op de geplande datum is nog niet gebouwd.
Kan ik de voorraad onderdelen van de werkplaats beheren?
Ja: elk onderdeel heeft een minimum- en streefvoorraad, een gewogen gemiddelde kostprijs en een leverancier met zijn leverbetrouwbaarheid. Het automatisch aftrekken van voorraad bij het verbruik van een onderdeel volgt nog; nu wordt de boeking handmatig geregistreerd.
Kan ik dit allemaal in een paneel zien, of alleen via integratie?
Nu via integratie: het gegevensmodel en de regels voor activa, incidenten, SLA, werkbonnen en onderdelen werken al. Het uniforme scherm in het Fitmewise-paneel is in aanbouw.
Modules die vaak bij deze horen
Wilt u het in werking zien?
Wij laten het u zien met uw eigen situatie: uw soorten contributie, uw vestigingen en wat u nu dwingt twee programma's te gebruiken.
Een demo aanvragen