Incasseer, factureer en verwerk de bank zonder te verlaten Fitmewise
U activeert de incassomethodes die elke vestiging gebruikt, automatiseert de nieuwe pogingen bij een wanbetaling en genereert de XML van de incassobatch voor de bank. Alles binnen hetzelfde platform dat uw contributies beheert.
Elke vestiging schakelt de incassomethodes in die ze echt gebruikt
U schakelt per vestiging alleen in wat daar echt wordt gebruikt: contant, kaart of automatische incasso. Een nieuwe vestiging openen is niet langer een dag configureren, en aan de balie ziet niemand een incassomethode die daar niet bestaat.
- Handmatig (contant of overschrijving), kaart en SEPA-incasso, elk met zijn eigen schakelaar per vestiging
- De kaart loopt via Stripe, Azul of Wompi, afhankelijk van het land
- Een nieuwe vestiging incasseert vanaf de eerste dag, zonder handmatige voorbereidende stappen
De 4 incassomethodes en hoe ze worden geactiveerd
- Globale catalogus van 4 methodes — contant of overschrijving met de hand geboekt, kaart, SEPA-incasso en SEPA-incassobatch als bestand, met een globale schakelaar naast die van elke vestiging.
- Activering per vestiging, niet per bedrijf — elke vestiging heeft haar eigen schakelaar per methode, onafhankelijk van de andere.
- Contant en overschrijving zijn dezelfde methode, met de hand geboekt — ze worden van binnen onderscheiden door de incassoaanbieder; de kaart gebruikt de betaalprovider (Stripe, Azul of Wompi afhankelijk van het land) en SEPA gebruikt rechtstreeks de incasso of de incassobatch als bestand.
- Elke nieuwe vestiging kan vanaf de eerste dag incasseren — tot augustus 2026 had de catalogus van methodes geen beginwaarden en kon een net aangemaakte vestiging op geen enkele manier incasseren; dat is verholpen.
U bepaalt het wanbetalingsbeleid, en het systeem voert het zelf uit
U zegt hoe vaak er opnieuw wordt geprobeerd, wanneer er een waarschuwing komt en welke toeslag wordt toegepast. Vanaf dan loopt niemand incasso's na per telefoon of houdt bij wie bij de tweede poging zit.
- Tot 14 nieuwe pogingen, elke 2 dagen, voordat na 30 dagen automatisch wordt opgezegd
- Waarschuwing vóór de incasso per e-mail of WhatsApp
- Vaste toeslag per terugboeking, of toeslag voor elke dag vertraging
Het incassobeleid, veld voor veld
- Nieuwe pogingen — om de hoeveel dagen de incasso opnieuw wordt geprobeerd (standaard 2) en hoe vaak voordat het wordt opgegeven (standaard 14), instelbaar per vestiging.
- Automatische opzegging bij wanbetaling — na hoeveel dagen zonder incasso wordt opgezegd (standaard 30); loopt parallel aan de nieuwe pogingen en wat het eerst wordt bereikt, wint.
- Waarschuwing vooraf — hoeveel dagen van tevoren er een waarschuwing komt (standaard 1) en via welke kanalen. Vandaag gaat alleen de e-mail echt de deur uit: het WhatsApp-kanaal kunt u aanvinken, maar het verstuurt nog niets.
- Boete, twee elkaar uitsluitende modi — een eenmalige vaste toeslag als de incasso wordt teruggeboekt, of een toeslag voor elke dag vertraging, met een eigen instelbaar bedrag.
- Incassostatus zichtbaar in Contributies › Betalingen en incasso's — betaald, in behandeling, mislukt, geannuleerd en teruggeboekt.
Elke vestiging nummert haar facturen op haar eigen manier, en de correctiefactuur raakt nooit het origineel
Elke vestiging heeft haar eigen serie en voorvoegsel, en een correctie komt als nieuw document dat aan het vorige is gekoppeld. In Costa Rica en Colombia verloopt de uitgifte via uw fiscale aanbieder, zonder dat u apart iets hoeft aan te geven.
- Eenvoudige nummering, per jaar of met voorvoegsel — u kiest per vestiging
- De correctiefactuur is een nieuw document, gekoppeld aan het origineel, dat nooit wordt gewijzigd
- Costa Rica via GTI (Hacienda) en Colombia via Siigo, geïntegreerd in de uitgifte
Hoe facturen worden genummerd, gecorrigeerd en aangegeven
- Drie nummeringsmodi per vestiging — doorlopende nummering, elk jaar opnieuw beginnend (voorbeeld: 2026-001) of met een eigen voorvoegsel per serie (voorbeeld: FC-2026-001), met een vergrendeling zodat twee kassa's tegelijk geen nummer herhalen.
- Correctiefacturen zonder het origineel aan te raken — een correctiefactuur is een nieuw document, van het type creditnota, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur; de oorspronkelijke factuur blijft intact.
- Costa Rica en Colombia, met hun fiscale aanbieder — Costa Rica geeft uit via GTI met de numerieke sleutel van Hacienda van 50 cijfers; Colombia via Siigo.
- Uitsplitsing van belastingen per regel — elke factuurregel bewaart zijn eigen belasting, niet één enkele btw voor het hele document.
- Opvolging van de status bij de fiscale aanbieder — elke statuswijziging van het fiscale document wordt vastgelegd met haar code en het antwoord van de aanbieder.
- Standaard btw van de vestiging: in beoordeling. De kolom om per vestiging een standaardbelasting vast te leggen bestaat, maar de migratie zelf markeert haar als voorstel dat nog moet worden goedgekeurd; vandaag wordt de belasting regel voor regel vastgelegd, niet per vestiging.
U genereert de XML van de bank en de terugkoppeling wordt vanzelf verwerkt
U genereert de XML voor incasso of betaling aan de bank vanuit Fitmewise. Wanneer de bank zijn antwoordbestand terugstuurt, wordt dat vanzelf geïmporteerd, zodat u weet welke incasso is mislukt zonder een afschrift te openen.
- pain.008 voor de automatische incasso, pain.001 voor betalingen aan leveranciers
- Het pain.002-bestand dat de bank terugstuurt, wordt vanzelf geïmporteerd en afgestemd
- Standaard SEPA-formaat, geaccepteerd door elke bank
De drie bestanden van de incassobatch, één voor één
- pain.008 — SEPA-incasso (incasseren) — genereert de XML voor de automatische incasso om via de bank te laten lopen.
- pain.001 — overschrijving (betalen) — genereert de XML om leveranciers te betalen.
- pain.002 — afstemming van de terugkoppeling — u uploadt het bestand dat de bank terugstuurt en het systeem importeert welke incasso's zijn teruggekomen en waarom.
- Bekende grens: zeer grote batches. De generatie is vandaag synchroon en bouwt de hele XML in het geheugen op; boven ongeveer 5.000 incasso's in dezelfde batch heeft het team het risico zelf gedocumenteerd, waarbij het herstelplan (asynchrone generatie) nog niet is gebouwd. Voor het gebruikelijke volume van een club is dat geen probleem.
- Het boekhoudblok van een incasso staat nooit los — de XML van de batch is de betaalweg voor SEPA bij contributies, rittenkaarten en winkel; de overige methodes worden rechtstreeks afgehandeld.
De incasso gaat vanzelf af op de datum die telt, van wekelijks tot jaarlijks
U kiest de frequentie bij het opzetten van het tarief en vergeet de kalender. Niemand opent op de 1e een spreadsheet om te zien wie deze maand moet betalen.
- Wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal, viermaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks
- Een geplande taak controleert elke dag welke contributies aan de beurt zijn en activeert ze
- De pro-rata berekening van de eerste incasso berekent het bedrag nog niet — die komt eraan
De herhaling, en de echte stand van de pro-rata berekening
- 8 frequenties — wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal, viermaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks.
- Automatische start — een geplande taak controleert elke dag welke contributies vervallen en genereert hun incasso, zonder handmatige tussenkomst.
- Pro-rata berekening: berekent het bedrag nog niet. Bij het inschrijven voor een contributie kunt u kiezen hoe de eerste incasso pro rata zou moeten worden berekend —nu, bij de verlenging, of het volledige bedrag incasseren zonder pro rata—, en die keuze wordt opgeslagen. Maar vandaag leest nog geen enkele incassoberekening haar: het geïncasseerde bedrag is de volledige prijs van de contributie. Het is het volgende onderdeel dat wordt gebouwd, niet iets wat we vandaag beloven.
Wat men gewoonlijk over deze module vraagt
Kan ik in de ene vestiging contant incasseren en in een andere alleen met kaart?
Ja. Elke vestiging activeert haar eigen incassomethodes, met een onafhankelijke schakelaar per methode. Ze erft niet wat de rest van de keten heeft ingesteld.
Wat gebeurt er als de incasso van een lid meerdere keren wordt teruggeboekt?
Standaard wordt er elke 2 dagen opnieuw geprobeerd, tot 14 keer, en als er na 30 dagen nog steeds niet is geïncasseerd, wordt automatisch opgezegd. Die drie getallen kunt u per vestiging wijzigen.
Kan ik een correctiefactuur uitgeven zonder de oorspronkelijke factuur aan te raken?
Ja. De correctiefactuur is een nieuw document, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur, die altijd intact blijft.
Wordt de eerste incasso pro rata berekend als het lid midden in de maand instroomt?
Nog niet. U kunt kiezen hoe het pro rata zou moeten worden berekend, maar vandaag incasseert het systeem het volledige bedrag van de contributie: de pro-rata berekening moet nog worden gebouwd.
Modules die vaak bij deze horen
Wie de incasso verwerkt
En nog veel meerWilt u het in werking zien?
Wij laten het u zien met uw eigen situatie: uw soorten contributie, uw vestigingen en wat u nu dwingt twee programma's te gebruiken.
Een demo aanvragen