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Relacionamento com o aluno

Que nenhum lead esfrie por falta de acompanhamento

35 fluxos de venda, retenção e cobrança já montados: você os ativa um a um a partir do rascunho e, daí em diante, eles escrevem, esperam e avisam sua equipe sozinhos. Quatro kanbans e um histórico de cada mudança de etapa completam o resto.

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Fluxos automáticos

Assim vende e assim recupera sozinho

Dois dos 35 fluxos de venda, retenção e cobrança que já vêm montados. Você ativa um a um a partir do rascunho e, daí em diante, eles rodam sozinhos.

Entra um lead novo

Laura, 34 anos, escreveu pelo Instagram numa terça às 22:10 perguntando o horário do spinning

  1. Gatilho

    Entra um lead novo

    Aqui está: Laura, vinda do Instagram

  2. BotõesWhatsApp

    Boas-vindas com 3 botões

    Como é de noite, fica agendado para as 9:00 do dia seguinte

  3. IAWhatsApp

    A LAIA responde e oferece o plano

  4. Condição

    Lead quente?

    Temperatura altaTemperatura baixa
  5. Espera

    2 dias sem agendar visita

    2 dias

  6. MensagemWhatsApp

    Oferta de boas-vindas

    Primeiro mês pela metade do preço, com prazo de 72 horas

  7. Tarefa

    Ligação: lead quente sem fechar

    Tarefa para Paco (Comercial)

  8. Final

    Matrícula fechada

    Se matricula depois de falar com a LAIA

Os kanbans

Um quadro diferente para cada momento do aluno

Um lead que nunca pisou na sua academia e um aluno prestes a cancelar não se trabalham da mesma forma. Por isso cada processo comercial tem seu próprio kanban, suas colunas e seu comercial responsável.

Ciclo do cliente · Funil
Funil do ciclo do cliente na Fitmewise, com as etapas de novo, contatado e agendamento, e os cartões de cada contato.
  • 4 kanbans de fábrica: Captação, Gestão de alunos ativos, Upsell e Reativação
  • Você arrasta um lead de coluna e fica o registro: quem o moveu, ou se foi automático
  • Renomeie uma etapa ou adicione uma nova sem mexer em código: são configuráveis por unidade
As etapas de cada um dos 4 pipelines, uma por uma
  • Captação de leads — 7 etapas: Novos → Contatado → Agendamento/Tour → Experimental/Aula → Oferta enviada → Fechamento pendente → Ganho/Perdido.
  • Gestão de alunos ativos — 5 etapas: Ativo → Em risco → Contatado para retenção → Oferta de retenção → Salvo/Cancelamento.
  • Upsell de serviços e Reativação de ex-alunos — 4 etapas cada um, e os quatro modelos são editados por unidade.
  • Mover um lead de etapa é uma ação própria, não uma simples mudança de campo, e cada salto fica em um histórico: de que etapa para qual, quem fez e, se não houver responsável, foi uma automação que o moveu.
  • A etapa vive em uma tabela, não em um valor fixo no código: você renomeia uma coluna ou adiciona uma etapa nova sem mexer em mais nada.
As tarefas

Cada ligação tem dono e data, assim nenhum lead se perde

Uma tarefa sem responsável não acontece. Cada ação comercial leva um nome, uma data de vencimento e um lembrete: ninguém descobre tarde demais que precisava ligar.

  • 5 tipos de tarefa: Ligação, Visita, WhatsApp, E-mail, Reunião virtual
  • O lembrete avisa quando você decidir, pelo canal que você decidir
  • Limite diário, novas tentativas e SLA por unidade; cada tarefa guarda seu histórico
Como uma tarefa é gerenciada do início ao fim
  • Tipos de tarefa — Ligação, Visita, WhatsApp, E-mail, Reunião virtual.
  • Responsável, vencimento e prioridade — cada tarefa tem data de vencimento, prioridade e um status que já prevê «vencida», além de pendente e concluída.
  • Lembrete próprio — quantos minutos antes de vencer e por qual canal avisa, configurável tarefa a tarefa.
  • Recorrência — uma tarefa se repete sozinha segundo sua própria regra, sem que ninguém precise recriá-la à mão toda vez.
  • Configuração por unidade — minutos de lembrete, novas tentativas, limite diário de tarefas, SLA em horas e horário do aviso de vencidas, tudo ajustável unidade a unidade.
  • Log de atividade — cada tarefa guarda seu histórico de eventos, para reconstruir o que aconteceu e quando.
Uma instrutora conversando com uma aluna na sala, ao lado dos aparelhos.
Os filtros

Filtre e saiba para quem ligar hoje, não na semana que vem

Com a carteira de leads crescendo todo mês, o que separa um comercial produtivo de um perdido é o filtro certo. Aqui você o tem no próprio kanban.

  • Filtre por texto livre, etapa, responsável, status, temperatura, prioridade ou intervalo de datas
  • O status do lead é um valor fechado: Ativo, Ganho ou Perdido, nunca texto livre
  • Cada contato com o lead fica registrado com o seu canal: WhatsApp, chat, e-mail, ligação ou presencial na unidade
O que se pode filtrar e o que fica registrado
  • Filtros do kanban — texto livre, etapa, responsável, status, temperatura, prioridade e intervalo de data da última atualização.
  • Status do lead — Ativo, Ganho ou Perdido, um valor fechado, não um texto livre que cada comercial escreve do seu jeito.
  • Temperatura e prioridade — também valores fechados, então «quente» significa a mesma coisa, não importa quem escreva.
  • Interações registradas — cada contato com o lead fica guardado com o seu canal (WhatsApp, chat, e-mail, ligação, presencial na unidade), quem o fez e o resultado.
  • Em breve: uma listagem de leads com esses mesmos filtros fora da visão de kanban, e uma segmentação de alunos (não leads) por tempo de mensalidade ou última visita — hoje esse endpoint não existe.
A automação

35 fluxos já montados, prontos para ativar

Venda, retenção e cobrança: os 35 fluxos chegam em rascunho e você os ativa um a um quando quiser, unidade a unidade. Ao ativar um, o sistema confere se você tem o que ele precisa (por exemplo, um tipo de agendamento para a visita ou uma Gem ativada) e avisa se faltar algo.

  • WhatsApp primeiro, e-mail se o lead não tiver WhatsApp; reenvio depois de alguns dias se não responder
  • Se ele responde, a LAIA atende e oferece a mensalidade; se precisar de uma pessoa, cria a tarefa sozinha e a distribui
  • Limite de contato (não escreve se você já escreveu há pouco) e horário de silêncio, os dois por unidade
Como funciona um fluxo ativado, do início ao fim
  • São ativados um a um, a partir do rascunho. Os 35 chegam prontos, mas desligados; ativar um valida se você tem montado o que ele precisa (um tipo de agendamento para a visita, uma Gem, um modelo) e diz o que falta, se algo não estiver.
  • Canal com reserva. Escreve primeiro pelo WhatsApp; se o lead não tem WhatsApp, cai para o e-mail. Se não responder no prazo, reenvia ou passa para o próximo passo do fluxo.
  • A LAIA responde e oferece. Se o lead responde, a LAIA continua a conversa e oferece a mensalidade ou o serviço, com botões de «Ainda tem interesse?» que movem a etapa dele com um clique.
  • Quando é preciso uma pessoa, a LAIA cria a tarefa. Distribuição em rodízio entre comerciais, entre comerciais e recepção, ou sempre para alguém específico: configura-se fluxo a fluxo.
  • Limite de contato e horário de silêncio, os dois por unidade: um fluxo não volta a escrever para quem você contatou há pouco, e respeita as horas em que nada é enviado.
  • Um fluxo pode se ligar a outro. O lead que esfria depois de 12 dias sem responder, por exemplo, entra sozinho no fluxo de acompanhamento mensal.
  • A LAIA também desenha fluxos. Pelo chat dela, analisa por que as vendas caem ou em que passo as pessoas se perdem, e propõe um fluxo novo; cria ou edita no próprio editor, sempre em rascunho, para você revisar antes de ativar.
  • Cobranças vencidas, com a mesma estrutura. Há um fluxo que cobra um pagamento atrasado até ser quitado, com a mesma cadência de canal, espera e tarefa que os demais.
Perguntas frequentes

O que costumam perguntar sobre este módulo

O CRM me avisa sozinho quando um aluno está em risco de cancelamento?

Sim. O fluxo «10 dias sem vir» dispara sozinho quando um aluno deixa de passar na catraca pelo tempo que você definir: escreve para ele pelo WhatsApp, deixa a LAIA reservar uma aula se ele responder e lança um desafio curto se continuar sem voltar. Você ativa pelo catálogo de 35 fluxos.

Posso ter um kanban diferente para captação e para retenção?

Sim. Vêm 4 de fábrica —captação, gestão de alunos ativos, upsell e reativação— e cada um tem suas próprias colunas, editáveis por unidade.

Se um comercial esquecer de ligar para um lead, eu fico sabendo?

Cada tarefa tem data de vencimento e um status próprio para «vencida». Você configura o limite de horas (SLA) e o horário em que se avisa das tarefas vencidas, por unidade. E se um fluxo precisa de uma pessoa (o lead pede para falar com alguém, ou não responde a tempo), ele cria a tarefa sozinho e a distribui em rodízio entre comerciais, entre comerciais e recepção, ou para alguém específico.

Posso atribuir os leads novos automaticamente a um comercial?

As tarefas geradas por um fluxo, sim, são distribuídas sozinhas: em rodízio entre sua equipe comercial, incluindo ou não a recepção, ou sempre para a mesma pessoa, conforme você configurar cada fluxo. A atribuição direta do lead no kanban, hoje, ainda é feita pela sua equipe.

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