Cobre, fature e concilie o banco sem sair da Fitmewise
Você ativa os métodos de cobrança que cada unidade usa, automatiza as novas tentativas de uma inadimplência e gera o XML da remessa para o banco. Tudo dentro da mesma plataforma que gerencia as suas mensalidades.
Cada unidade liga os métodos de cobrança que usa de verdade
Você liga por unidade só o que realmente se usa ali: dinheiro, cartão ou débito automático. Abrir uma unidade deixa de ser um dia de configuração, e no balcão ninguém vê um método de cobrança que ali não existe.
- Manual (dinheiro ou transferência), cartão e débito automático SEPA, cada um com o seu interruptor por unidade
- O cartão passa pela Stripe, Azul ou Wompi conforme o país
- Uma unidade nova cobra desde o primeiro dia, sem passos manuais prévios
Os 4 métodos de cobrança e como se ativam
- Catálogo global de 4 métodos — dinheiro ou transferência lançados à mão, cartão, cobrança SEPA e remessa SEPA em arquivo, com um interruptor global além do de cada unidade.
- Ativação por unidade, não por empresa — cada unidade tem o seu próprio interruptor por método, independente das demais.
- Dinheiro e transferência são o mesmo método, lançado à mão — distinguem-se internamente pelo provedor de cobrança; o cartão usa o gateway de pagamento (Stripe, Azul ou Wompi conforme o país) e o SEPA usa diretamente a cobrança ou a remessa em arquivo.
- Toda unidade nova pode cobrar desde o primeiro dia — até agosto de 2026 o catálogo de métodos não tinha dados iniciais e uma unidade recém-criada não conseguia cobrar de nenhuma forma; isso foi corrigido.
Você define a política de inadimplência, e o sistema a executa sozinho
Você diz quantas vezes se tenta de novo, quando se avisa e qual acréscimo se aplica. A partir daí ninguém corre atrás de cobranças por telefone nem controla quem está na segunda tentativa.
- Até 14 novas tentativas, a cada 2 dias, antes do cancelamento automático aos 30
- Aviso prévio da cobrança por e-mail ou WhatsApp
- Multa fixa por devolução, ou acréscimo por cada dia de atraso
A política de cobrança, campo a campo
- Novas tentativas — a cada quantos dias se tenta cobrar de novo (2 por padrão) e quantas vezes antes de desistir (14 por padrão), configurável por unidade.
- Cancelamento automático por inadimplência — após quantos dias sem cobrar o aluno é cancelado (30 por padrão); roda em paralelo às novas tentativas e vale o que ocorrer primeiro.
- Aviso prévio de cobrança — com quantos dias de antecedência avisa (1 por padrão) e por quais canais. Hoje o que sai de verdade é o e-mail: o canal de WhatsApp pode ser marcado, mas ainda não envia.
- Penalidade, dois modos excludentes — uma multa fixa única se a cobrança for devolvida, ou um acréscimo por cada dia de atraso, com o seu próprio valor configurável.
- Status da cobrança visível em Mensalidades › Pagamentos e cobranças — pago, pendente, com falha, cancelado e devolvido.
Cada unidade numera suas faturas do seu jeito, e a retificativa nunca mexe no original
Cada unidade tem a sua série e o seu prefixo, e uma correção sai como um documento novo vinculado ao anterior. Na Costa Rica e na Colômbia a emissão é feita junto ao seu provedor fiscal, sem que você precise declarar nada à parte.
- Numeração simples, por ano ou com prefixo — você escolhe por unidade
- A retificativa é um documento novo vinculado ao original, que nunca é modificado
- Costa Rica via GTI (Hacienda) e Colômbia via Siigo, integrados à emissão
Como as faturas são numeradas, retificadas e declaradas
- Três modos de numeração por unidade — numeração contínua, reiniciada a cada ano (exemplo: 2026-001) ou com prefixo próprio por série (exemplo: FC-2026-001), com bloqueio para que dois caixas ao mesmo tempo não repitam número.
- Retificativas sem tocar no original — uma retificativa é um documento novo, do tipo nota de crédito, vinculado à fatura original; a fatura original permanece intacta.
- Costa Rica e Colômbia, com o seu provedor fiscal — a Costa Rica emite via GTI com a chave numérica da Hacienda de 50 dígitos; a Colômbia, via Siigo.
- Detalhamento de impostos por linha — cada linha da fatura guarda o seu próprio imposto, e não um único IVA para o documento inteiro.
- Acompanhamento do status junto ao provedor fiscal — cada mudança de status do documento fiscal fica registrada com o seu código e a resposta do provedor.
- IVA padrão da unidade: em revisão. Existe a coluna para fixar um imposto padrão por unidade, mas a própria migração a marca como proposta pendente de aprovação; hoje o imposto é fixado linha a linha, não por unidade.
Você gera o XML do banco e o retorno se concilia sozinho
Você gera o XML de cobrança ou de pagamento ao banco a partir da Fitmewise. Quando o banco devolve o arquivo de resposta, ele é importado sozinho, para você saber qual cobrança falhou sem abrir um extrato.
- pain.008 para a cobrança por débito automático, pain.001 para pagamentos a fornecedores
- O arquivo pain.002 que o banco devolve é importado e conciliado sozinho
- Formato padrão SEPA, aceito por qualquer banco
Os três arquivos da remessa, um por um
- pain.008 — débito direto (cobrança) — gera o XML de débito automático para passar pelo banco.
- pain.001 — transferência (pagamento) — gera o XML para pagar fornecedores.
- pain.002 — conciliação do retorno — você sobe o arquivo que o banco devolve e o sistema importa quais cobranças voltaram e por quê.
- Limite conhecido: remessas muito grandes. A geração hoje é síncrona e monta todo o XML em memória; acima de cerca de 5.000 cobranças na mesma remessa, a própria equipe tem o risco documentado, com o plano de correção (geração assíncrona) ainda por construir. Para o volume habitual de uma academia, não é um problema.
- O bloco de contabilidade de uma cobrança nunca vai solto — o XML da remessa é a via de pagamento para SEPA em mensalidades, pacotes e loja; os demais métodos são liquidados diretamente.
A cobrança dispara sozinha na data certa, de semanal a anual
Você escolhe a periodicidade ao montar a tarifa e esquece o calendário. Ninguém abre uma planilha no dia 1 para ver quem paga neste mês.
- Semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral ou anual
- Um processo agendado confere todo dia quais mensalidades vencem e as dispara
- O rateio proporcional da primeira cobrança ainda não calcula o valor — está por vir
A recorrência, e o estado real do rateio proporcional
- 8 periodicidades — semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral e anual.
- Disparo automático — um processo agendado confere todo dia quais mensalidades vencem e gera a sua cobrança, sem intervenção manual.
- Rateio proporcional: ainda não calcula o valor. Ao cadastrar uma mensalidade, você pode escolher como a primeira cobrança deveria ser proporcional —agora, na renovação, ou cobrar o valor integral sem proporcionalidade—, e essa escolha é salva. Mas hoje nenhum cálculo de cobrança a lê ainda: o valor cobrado é o preço integral da mensalidade. É a próxima peça a ser construída, não algo que prometamos hoje.
O que costumam perguntar sobre este módulo
Posso cobrar em dinheiro em uma unidade e só com cartão em outra?
Sim. Cada unidade ativa os seus próprios métodos de cobrança, com um interruptor independente por método. Não herda o que estiver configurado no resto da rede.
O que acontece se a cobrança de um aluno é devolvida várias vezes?
Por padrão, tenta-se de novo a cada 2 dias, até 14 vezes, e se aos 30 dias continuar sem cobrar, o aluno é cancelado automaticamente. Você pode mudar esses três números por unidade.
Posso emitir uma fatura retificativa sem mexer na fatura original?
Sim. A retificativa é um documento novo, vinculado à fatura original, que permanece sempre intacta.
A primeira cobrança é proporcional se o aluno se matricula no meio do mês?
Ainda não. Você pode escolher como ela deveria ser proporcional, mas hoje o sistema cobra o valor integral da mensalidade: o cálculo do rateio proporcional ainda está por construir.
Módulos que costumam andar junto com este
Quem processa a cobrança
E muitos outrosQuer vê-lo funcionando?
Mostramos com o seu caso: os seus tipos de mensalidade, as suas unidades e o que hoje te obriga a usar dois programas.
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