Que nenhum lead arrefeça por falta de acompanhamento
35 fluxos de venda, fidelização e cobrança já montados: ativa-os um a um a partir de rascunho e, daí em diante, escrevem, esperam e avisam a sua equipa sozinhos. Quatro kanban e um histórico de cada mudança de fase completam o resto.
Assim vende e assim recupera sozinho
Dois dos 35 fluxos de venda, fidelização e cobrança que já vêm montados. Ativa-os um a um a partir de rascunho, e a partir daí correm sozinhos.
Laura, 34 anos, escreveu pelo Instagram numa terça-feira às 22:10 a perguntar pelo horário de spinning
- Gatilho
Entra um lead novo
Aqui está: Laura, vinda do Instagram
- BotõesWhatsApp
Boas-vindas com 3 botões
Como é de noite, fica agendado para as 9:00 do dia seguinte
- IAWhatsApp
A LAIA responde e propõe o plano
- Condição
Lead quente?
Temperatura altaTemperatura baixa - Espera
2 dias sem marcar visita
2 dias
- MensagemWhatsApp
Oferta de boas-vindas
Primeiro mês a metade do preço, com 72 horas de prazo
- Tarefa
Chamada: lead quente por fechar
Tarefa para Paco (Comercial)
- Final
Inscrição concluída
Inscreve-se depois de falar com a LAIA
Um quadro diferente para cada momento do sócio
Um potencial cliente que ainda não pisou o seu ginásio e um sócio prestes a cancelar a inscrição não se trabalham da mesma maneira. Por isso, cada processo comercial tem o seu próprio kanban, as suas colunas e o seu comercial atribuído.
- 4 kanban de origem: Angariação, Gestão de ativos, Upsell e Reativação
- Arrasta um lead de coluna e fica registado: quem o mudou, ou se foi automático
- Mude o nome de uma fase ou adicione uma nova sem tocar em código: são configuráveis por unidade
As fases de cada um dos 4 pipelines, uma a uma
- Angariação de potenciais clientes — 7 fases: Novos → Contactado → Marcação/Visita → Aula experimental → Oferta enviada → Fecho pendente → Ganho/Perdido.
- Gestão de clientes ativos — 5 fases: Ativo → Em risco → Contactado para fidelização → Oferta de fidelização → Salvo/Cancelamento.
- Upsell de serviços e Reativação de ex-clientes — 4 fases cada um, e os quatro modelos editam-se por unidade.
- Mudar um lead de fase é uma ação própria, não uma simples alteração de campo, e cada passagem fica num histórico: de que fase para qual, quem a fez e, se não houver responsável, foi uma automatização que o mudou.
- A fase vive numa tabela, não num valor fixo do código: mude o nome de uma coluna ou adicione uma fase nova sem tocar em mais nada.
Cada chamada tem dono e data, assim não se perde nenhum lead
Uma tarefa sem responsável não se faz. Cada ação comercial leva um nome, uma data de vencimento e um lembrete: ninguém fica a saber tarde de que tinha de ligar.
- 5 tipos de tarefa: Chamada, Visita, WhatsApp, E-mail, Reunião virtual
- O lembrete avisa quando definir, pelo canal que definir
- Limite diário, novas tentativas e SLA por unidade; cada tarefa guarda o seu histórico
Como se gere uma tarefa do princípio ao fim
- Tipos de tarefa — Chamada, Visita, WhatsApp, E-mail, Reunião virtual.
- Responsável, vencimento e prioridade — cada tarefa leva data de vencimento, prioridade e um estado que já contempla «em atraso», além de pendente e concluída.
- Lembrete próprio — quantos minutos antes de vencer e por que canal avisa, configurável tarefa a tarefa.
- Recorrência — uma tarefa repete-se sozinha segundo a sua própria regra, sem que ninguém tenha de a recriar à mão de cada vez.
- Definições por unidade — minutos de lembrete, novas tentativas, limite diário de tarefas, SLA em horas e hora do aviso de tarefas em atraso, tudo ajustável unidade a unidade.
- Registo de atividade — cada tarefa guarda o seu histórico de eventos, para reconstituir o que aconteceu e quando.
Filtre e saiba a quem ligar hoje, não na semana que vem
Com a carteira de leads a crescer todos os meses, o que separa um comercial produtivo de um perdido é o filtro certo. Aqui tem-no no próprio kanban.
- Filtra por texto livre, fase, responsável, estado, temperatura, prioridade ou intervalo de datas
- O estado do lead é um valor fechado: Ativo, Ganho ou Perdido, nunca texto livre
- Cada contacto com o lead fica registado com o seu canal: WhatsApp, chat, e-mail, chamada ou presencial na unidade
O que se pode filtrar e o que fica registado
- Filtros do kanban — texto livre, fase, responsável, estado, temperatura, prioridade e intervalo de datas da última atualização.
- Estado do lead — Ativo, Ganho ou Perdido, um valor fechado, não texto livre que cada comercial escreve à sua maneira.
- Temperatura e prioridade — também valores fechados, pelo que «quente» significa o mesmo, escreva-o quem o escrever.
- Interações registadas — cada contacto com o lead fica guardado com o seu canal (WhatsApp, chat, e-mail, chamada, presencial na unidade), quem o fez e o resultado.
- Brevemente: uma lista de leads com estes mesmos filtros fora da vista de kanban, e uma segmentação de sócios (não leads) por antiguidade da quota ou última visita — hoje esse endpoint não existe.
35 fluxos já montados, prontos a ativar
Venda, fidelização e cobrança: os 35 fluxos chegam em rascunho e ativa-os um a um quando quiser, unidade a unidade. Ao ativar um, o sistema verifica se tem o que ele precisa (por exemplo, um tipo de marcação para a visita ou uma Gem ativada) e avisa se faltar alguma coisa.
- WhatsApp primeiro, e-mail se o lead não tiver WhatsApp; reenvio passados uns dias se não responder
- Se responder, a LAIA responde e propõe a quota; se for preciso uma pessoa, cria a tarefa sozinho e distribui-a
- Limite de contacto (não escreve se já lhe escreveu há pouco) e horário de silêncio, ambos por unidade
Como funciona um fluxo ativado, do princípio ao fim
- Ativam-se um a um, a partir de rascunho. Os 35 chegam prontos mas desligados; ao ativar um, valida-se que tem montado o que ele precisa (um tipo de marcação para a visita, uma Gem, um modelo) e diz-lhe o que falta, se algo não estiver.
- Canal com alternativa. Escreve primeiro por WhatsApp; se o lead não tiver WhatsApp, passa a e-mail. Se não responder dentro do prazo, reenvia ou avança para o passo seguinte do fluxo.
- A LAIA responde e propõe. Se o lead responder, a LAIA continua a conversa e propõe-lhe a quota ou o serviço, com botões de «Continua interessado?» que mudam a sua fase com um clique.
- Quando é preciso uma pessoa, a LAIA cria a tarefa. Distribuição por rotação entre comerciais, entre comerciais e receção, ou sempre a alguém em concreto: configura-se fluxo a fluxo.
- Limite de contacto e horário de silêncio, ambos por unidade: um fluxo não volta a escrever a quem contactou há pouco e respeita as horas em que não se envia nada.
- Um fluxo pode ligar-se a outro. O lead que arrefece depois de 12 dias sem responder, por exemplo, entra sozinho no fluxo de acompanhamento mensal.
- A LAIA também desenha fluxos. A partir do seu chat, analisa porque caem as vendas ou em que passo se perde gente, e propõe um fluxo novo; cria-o ou edita-o no próprio editor, sempre em rascunho, para o rever antes de o ativar.
- Cobranças vencidas, com a mesma lógica. Existe um fluxo que reclama um pagamento em atraso até ser cobrado, com a mesma cadência de canal, espera e tarefa que os restantes.
O que costuma perguntar-se sobre este módulo
O CRM avisa-me sozinho quando um sócio está em risco de cancelamento?
Sim. O fluxo «10 dias sem vir» dispara sozinho quando um sócio deixa de passar o tempo que definir: escreve-lhe por WhatsApp, deixa que a LAIA lhe reserve uma aula se responder e lança um desafio curto se continuar sem voltar. Ativa-o a partir do catálogo de 35 fluxos.
Posso ter um kanban diferente para angariação e para fidelização?
Sim. Vêm 4 de origem —angariação, gestão de ativos, upsell e reativação— e cada um tem as suas próprias colunas, editáveis por unidade.
Se um comercial se esquecer de ligar a um lead, fico a saber?
Cada tarefa tem data de vencimento e um estado próprio para «em atraso». Define o limite de horas (SLA) e a hora a que se avisa das tarefas em atraso, por unidade. E se um fluxo precisar de uma pessoa (o lead pede para falar com alguém, ou não responde a tempo), cria a tarefa sozinho e distribui-a por rotação entre comerciais, entre comerciais e receção, ou a alguém em concreto.
Posso atribuir automaticamente os leads novos a um comercial?
As tarefas geradas por um fluxo, sim, distribuem-se sozinhas: por rotação pela sua equipa comercial, incluindo ou não a receção, ou sempre à mesma pessoa, consoante configurar cada fluxo. A atribuição direta do lead no kanban, para já, continua a ser feita pela sua equipa.
Módulos que costumam ir com este
- Inquéritos e recolha de feedbackPerguntas feitas para que o sócio responda a sério, e não só para despachar.Ver o módulo
- Comunicação em massa multicanalEscolhe o segmento, lança o envio, e fica a saber que canal envia mesmo hoje.Ver o módulo
- Controlo de quota, acessos e utilização do ginásioDefina uma vez o que cada quota permite fazer, e o torniquete cumpre-o sozinho.Ver o módulo
Quer vê-lo a funcionar?
Mostramos-lho com o seu caso: os seus tipos de quota, as suas unidades e o que hoje o obriga a usar dois programas.
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