Cobre, fature e concilie o banco sem sair da Fitmewise
Ative os métodos de cobrança que cada unidade usa, automatize as novas tentativas de um pagamento em falta e gere o XML do lote para o banco. Tudo dentro da mesma plataforma que gere as suas quotas.
Cada unidade liga os métodos de cobrança que usa de verdade
Liga-se por unidade apenas o que de facto se usa lá: numerário, cartão ou débito direto. Abrir uma unidade deixa de ser um dia de configuração, e ao balcão ninguém vê um método de cobrança que ali não existe.
- Manual (numerário ou transferência), cartão e débito direto SEPA, cada um com o seu interruptor por unidade
- O cartão passa pela Stripe, Azul ou Wompi consoante o país
- Uma unidade nova cobra desde o primeiro dia, sem passos manuais prévios
Os 4 métodos de cobrança e como se ativam
- Catálogo global de 4 métodos — numerário ou transferência registados à mão, cartão, recibo SEPA e lote SEPA em ficheiro, com um interruptor global além do de cada unidade.
- Ativação por unidade, não por empresa — cada unidade tem o seu próprio interruptor por método, independente das outras.
- Numerário e transferência são o mesmo método, registado à mão — distinguem-se internamente pelo fornecedor de cobrança; o cartão usa o gateway de pagamento (Stripe, Azul ou Wompi consoante o país) e o SEPA usa diretamente o recibo ou o lote em ficheiro.
- Qualquer unidade nova pode cobrar desde o primeiro dia — até agosto de 2026 o catálogo de métodos não tinha dados de partida e uma unidade acabada de criar não podia cobrar de nenhuma forma; ficou corrigido.
Defina a política de pagamentos em falta e o sistema executa-a sozinho
Indica quantas vezes se volta a tentar, quando se avisa e que acréscimo se aplica. A partir daí, ninguém persegue recibos por telefone nem leva a conta de quem vai na segunda tentativa.
- Até 14 novas tentativas, de 2 em 2 dias, antes do cancelamento automático aos 30
- Aviso prévio da cobrança por e-mail ou WhatsApp
- Acréscimo fixo por devolução, ou acréscimo por cada dia de atraso
A política de cobrança, campo a campo
- Novas tentativas — de quantos em quantos dias se volta a tentar a cobrança (2 por defeito) e quantas vezes antes de desistir (14 por defeito), configurável por unidade.
- Cancelamento automático por falta de pagamento — ao fim de quantos dias sem cobrar se cancela a inscrição (30 por defeito); corre em paralelo com as novas tentativas e vale o que se cumprir primeiro.
- Pré-aviso de cobrança — com quantos dias de antecedência avisa (1 por defeito) e por que canais. Hoje o que sai de facto é o e-mail: o canal de WhatsApp pode ser marcado, mas ainda não envia.
- Penalização, dois modos exclusivos — um acréscimo fixo único se o recibo for devolvido, ou um acréscimo por cada dia de atraso, com o seu próprio valor configurável.
- Estado da cobrança visível em Quotas › Pagamentos e cobranças — pago, pendente, falhado, cancelado e devolvido.
Cada unidade numera as suas faturas à sua maneira, e a fatura retificativa nunca toca no original
Cada unidade tem a sua série e o seu prefixo, e uma correção sai como documento novo ligado ao anterior. Na Costa Rica e na Colômbia, a emissão faz-se junto do seu fornecedor de faturação sem que tenha de declarar nada à parte.
- Numeração simples, por ano ou com prefixo — escolhe por unidade
- A fatura retificativa é um documento novo ligado ao original, que nunca é modificado
- Costa Rica via GTI (Hacienda) e Colômbia via Siigo, integrados na emissão
Como se numeram, retificam e declaram as faturas
- Três modos de numeração por unidade — numeração contínua, reiniciada todos os anos (exemplo: 2026-001) ou com prefixo próprio por série (exemplo: FC-2026-001), com bloqueio para que duas caixas em simultâneo não repitam número.
- Retificativas sem tocar no original — uma retificativa é um documento novo, do tipo nota de crédito, ligado à fatura original; a fatura original fica intacta.
- Costa Rica e Colômbia, com o seu fornecedor de faturação — a Costa Rica emite via GTI com a chave numérica da Hacienda de 50 dígitos; a Colômbia, via Siigo.
- Discriminação de impostos por linha — cada linha da fatura guarda o seu próprio imposto, não um único IVA para todo o documento.
- Acompanhamento do estado junto do fornecedor de faturação — cada mudança de estado do documento fiscal fica registada com o seu código e a resposta do fornecedor.
- IVA por defeito da unidade: em revisão. Existe a coluna para fixar um imposto por defeito por unidade, mas a própria migração marca-a como proposta pendente de aprovação; hoje o imposto fixa-se linha a linha, não por unidade.
Gera o XML do banco e o retorno concilia-se sozinho
Gera a partir da Fitmewise o XML de cobrança ou de pagamento ao banco. Quando o banco devolve o seu ficheiro de resposta, é importado sozinho, para saber que recibo falhou sem abrir um extrato.
- pain.008 para a cobrança por débito direto, pain.001 para pagamentos a fornecedores
- O ficheiro pain.002 que o banco devolve é importado e conciliado sozinho
- Formato SEPA padrão, aceite por qualquer banco
Os três ficheiros do lote, um a um
- pain.008 — débito direto (cobrança) — gera o XML de débito direto para entregar ao banco.
- pain.001 — transferência (pagamento) — gera o XML para pagar a fornecedores.
- pain.002 — conciliação do retorno — carrega o ficheiro que o banco devolve e o sistema importa que recibos voltaram e porquê.
- Limite conhecido: lotes muito grandes. A geração é hoje síncrona e monta todo o XML em memória; acima de cerca de 5.000 recibos no mesmo lote, a própria equipa tem documentado o risco, com o plano de correção (geração assíncrona) ainda por construir. Para o volume habitual de um ginásio não é um problema.
- O bloco de contabilidade de uma cobrança nunca vai solto — o XML do lote é a via de pagamento do SEPA em quotas, packs e loja; os restantes métodos liquidam-se diretamente.
A cobrança dispara sozinha na data certa, de semanal a anual
Escolhe a periodicidade ao montar a tarifa e esquece-se do calendário. Ninguém abre uma folha no dia 1 para ver a quem cabe pagar este mês.
- Semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral ou anual
- Um processo agendado verifica todos os dias que quotas vencem e dispara-as
- O cálculo proporcional da primeira cobrança ainda não calcula o valor — está para chegar
A recorrência, e o estado real do cálculo proporcional
- 8 periodicidades — semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral, semestral e anual.
- Disparo automático — um processo agendado verifica todos os dias que quotas vencem e gera a sua cobrança, sem intervenção manual.
- Cálculo proporcional: ainda não calcula o valor. Ao inscrever uma quota pode escolher como deveria ser proporcionalizada a primeira cobrança —agora, na renovação, ou cobrar o valor completo sem proporcionalizar—, e essa escolha fica guardada. Mas hoje nenhum cálculo de cobrança a lê ainda: o valor cobrado é o preço completo da quota. É a próxima peça a construir, não algo que prometamos hoje.
O que costuma perguntar-se sobre este módulo
Posso cobrar em numerário numa unidade e só com cartão noutra?
Sim. Cada unidade ativa os seus próprios métodos de cobrança, com um interruptor independente por método. Não herda o que estiver configurado no resto da rede.
O que acontece se a um sócio devolverem o recibo várias vezes?
Por defeito, volta a tentar-se de 2 em 2 dias até 14 vezes e, se aos 30 dias continuar por cobrar, a inscrição é cancelada automaticamente. Pode alterar esses três números por unidade.
Posso emitir uma fatura retificativa sem tocar na fatura original?
Sim. A retificativa é um documento novo, ligado à fatura original, que fica sempre intacta.
A primeira cobrança é proporcional se o sócio se inscrever a meio do mês?
Ainda não. Pode escolher como deveria ser proporcionalizada, mas hoje o sistema cobra o valor completo da quota: o cálculo proporcional está por construir.
Módulos que costumam ir com este
Quem processa a cobrança
E muitos maisQuer vê-lo a funcionar?
Mostramos-lho com o seu caso: os seus tipos de quota, as suas unidades e o que hoje o obriga a usar dois programas.
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