Vous planifiez une fois, et le moteur génère les séances tout seul
Un cours, une séance de kiné ou un terrain : les trois reposent sur les mêmes règles de capacité, de liste d'attente, d'annulation et de pack. Vous les configurez une fois par site et le calendrier se remplit tout seul, jusqu'à 3 mois à l'avance.
Chaque cours a sa capacité, sa salle et la personne qui l'anime
Vous montez le modèle une fois et le système génère seul les séances du calendrier, jusqu'à 3 mois à l'avance. Si le cours est complet, la liste d'attente se réordonne toute seule dès que quelqu'un annule.
- Récurrence hebdomadaire sur les jours cochés, avec une capacité propre ou héritée de la salle
- Liste d'attente avec position, et vous pouvez exiger un pack avec solde pour s'inscrire
- Les séances sont générées automatiquement à l'enregistrement du modèle, jusqu'à 3 mois à l'avance
Comment se définit et se génère chaque cours
- L'horaire et les séances sont deux choses distinctes — vous montez le modèle une fois (« spinning, lundi et mercredi à 19 h 00 ») et de là sont générées les séances concrètes du calendrier, chacune avec sa propre vie : vous pouvez changer le coach d'une seule sans toucher aux autres.
- Récurrence hebdomadaire, pas encore mensuelle — sans jours cochés, elle génère un cours quotidien ; avec des jours cochés, un cours hebdomadaire sur ces jours. Il n'y a ni « toutes les 2 semaines » ni récurrence mensuelle : l'intervalle est fixé à 1.
- Capacité par cours, ou héritée de la salle — vous fixez la capacité de ce cours, ou vous ne mettez rien et celle de la salle s'applique.
- Liste d'attente avec rang — elle s'active par site, chaque adhérent y entre avec son numéro d'ordre et son statut (en attente, promu, parti), et vous pouvez exiger qu'il ait un solde sur un pack pour s'inscrire.
- Coach et salle affectés au cours, et si vous supprimez le profil du coach, le cours ne tombe pas : le champ reste vide.
- Les séances sont générées en arrière-plan — enregistrer le modèle ne les écrit pas sur-le-champ : un événement déclenche la génération et, quand tout va bien, les premières séances apparaissent en 1,65 seconde et un mois complet en environ 6. L'horizon est de 3 mois ; au-delà de cette date il n'y a pas encore de séance, même si le modèle existe.
Vous décidez de la marge accordée pour réserver et pour annuler
Vous fixez les heures d'anticipation, le délai d'annulation et ce qui arrive à celui qui réserve sans venir. Ensuite, tout s'applique tout seul, séance par séance, et votre équipe cesse d'en négocier les règles à l'accueil.
- Anticipation maximale et minimale pour réserver, et délai d'annulation sans pénalité
- Cinq réponses possibles à l'absence (no-show), du simple avertissement au supplément facturé
- Réservation récurrente sur tout un trimestre, qui ne survit pas à sa date de fin
Toutes les règles de réservation, et ce qui se passe en cas de problème
- Anticipation pour réserver — maximum de jours à l'avance et minimum de minutes avant le début, configurable par site et par famille : les cours collectifs peuvent s'ouvrir à 7 jours et la kiné à 30.
- Annulation avec délai — les heures limites pour annuler sans pénalité, et vous décidez si une annulation dans les délais rend la séance du pack ou le solde du porte-monnaie.
- Absence (no-show), avec cinq réponses — simple avertissement, retrait de la liste d'attente, blocage des réservations, facturation d'une séance supplémentaire ou majoration de la cotisation. Avec un nombre d'absences pardonnées avant que les sanctions ne commencent.
- Pointage au tourniquet — vous pouvez exiger que la présence soit validée en passant au tourniquet, avec une fenêtre de minutes avant et après la séance pour l'enregistrer.
- Réservation en masse ou récurrente sur une période — un adhérent réserve tous les mardis et jeudis à 19 h 00 du 1er septembre au 30 novembre en une seule fois ; il peut sauter la séance si elle est complète ou s'il dépasse son quota, et rien n'est généré après le 30 novembre.
- Pas de double réservation de la même personne sur le même cours — le système la bloque au niveau de la base de données.
Un pack détermine combien de séances restent, s'il expire et s'il se cumule
Vous vendez dix séances de kiné et le décompte est tenu par le système : il déduit à la réservation et clôt le pack quand il est épuisé ou périmé. À l'accueil, personne ne coche plus de croix dans un cahier.
- Pack de séances ou de porte-monnaie, avec sa propre date d'expiration ou sans expiration
- Ce qui n'est pas consommé se cumule au renouvellement, jusqu'au plafond que vous fixez
- Chaque réservation indique clairement ce qui a été déduit : le pack, la cotisation, une faveur ou rien
Comment fonctionne un pack, séance après séance
- Deux types de pack — de séances (« 10 séances de kiné », ou illimité si vous ne mettez pas de nombre) ou de porte-monnaie, avec un solde qui se dépense.
- Expiration configurable — combien de jours il reste valable à partir de son activation, ou sans expiration si vous laissez vide. Le pack passe par les statuts en attente de paiement, actif, épuisé et expiré, et l'adhérent le voit dans son app.
- Cumul au renouvellement — les séances restantes d'un pack passent au suivant, avec un plafond facultatif pour qu'elles ne s'accumulent pas indéfiniment.
- Chaque réservation indique clairement ce qui a été déduit — le pack, la cotisation, une faveur, ou rien. Cela évite la discussion du « ce cours, je l'avais déjà payé ».
- Pack d'accès au club — une famille de pack à part, qui ouvre le tourniquet sans rien réserver et sans dépendre d'aucun service.
Une salle se réserve comme un cours ou une séance de kiné
Une salle, un terrain ou un bassin se réservent avec le même moteur qu'un cours ou un service. Même capacité, même cotisation, seule la famille change.
- Deux niveaux : l'installation, et ce qui se réserve réellement à l'intérieur
- Un terrain se réserve tout seul, sans qu'il faille un cours collectif derrière
- La capacité d'une zone peut rester non définie, et ce n'est pas la même chose qu'une capacité de zéro
Ce qu'est une salle, une zone, et leurs limites
- Deux niveaux : l'installation et la zone — l'installation est l'élément physique, « Espace humide » ; la zone est ce qui se réserve à l'intérieur, un terrain ou un bassin précis.
- Capacité par zone, facultative — elle peut rester non définie, ce qui signifie « sans limite déclarée », et non une capacité de zéro.
- Un espace se réserve comme un cours ou un service, avec le même moteur et le même quota de la cotisation. Seule change la famille à laquelle il appartient.
- Une zone n'a pas besoin d'être dans une installation — un terrain extérieur isolé est un cas valide.
- Conflit entre deux réservations sur la même zone et au même horaire : pas encore. Le système ne signale pas si deux programmations se chevauchent dans le même espace ; aujourd'hui, cela relève de la responsabilité de la personne qui monte le planning.
Le catalogue de cours, de services et d'espaces appartient à chaque site
Chaque site monte ses cours, ses services et ses zones sans empiéter sur les autres. Ouvrir un nouveau site ne vous oblige pas à revoir le catalogue des autres.
- Types d'activité, familles de service et zones : toujours rattachés à un site précis
- Une formule peut permettre de réserver sur un autre site du réseau, si vous l'activez
- Le « multi-clubs » n'existe pas comme interrupteur unique : il se configure formule par formule
Ce qui appartient à chaque site, et ce qui peut être croisé
- Le catalogue d'activités et d'espaces appartient à chaque site, il n'est pas partagé avec tout le réseau : le site du centre et celui de la plage n'ont pas à proposer la même chose.
- Les familles d'activités, de services et d'espaces sont aussi propres à chaque site — elles se configurent une à une sur chaque site, même si les cinq familles de base sont créées à l'identique partout.
- Chaque zone appartient à un site précis, propre depuis le 29/08/2026 et plus héritée de la salle qui la contient.
- Réserver sur un autre site, formule par formule — vous pouvez permettre que la cotisation ou la formule d'un adhérent réserve des activités, services ou espaces d'un autre site du réseau, mais c'est une case que vous activez par formule et par famille, et ce site doit figurer parmi les sites de la formule et avoir la permission de réservation entre sites activée. Ce n'est pas un accès ouvert.
- Le « multi-clubs » comme concept unique : il n'existe pas. C'est une décision délibérée : il n'y a pas d'interrupteur qui ouvre d'un coup tout le réseau à un adhérent.
LAIA répond à la place de l'adhérent
L'adhérent pose une question dans le chat —quels cours y a-t-il mardi après-midi, s'il reste de la place au body pump de 20 h 00, quand son pack se termine— et LAIA répond avec le vrai calendrier du club et les places restantes à cet instant, pas avec un script écrit à la main. La réservation, c'est lui qui la confirme depuis l'app ou depuis le lien que LAIA lui laisse dans la conversation.
Ce que l'on demande souvent sur ce module
Puis-je fixer une capacité différente pour la salle et pour le cours qui s'y donne ?
Oui. Vous fixez la capacité du cours ou vous la laissez vide et il hérite de celle de la salle. Les deux niveaux sont indépendants.
Que se passe-t-il si un adhérent ne se présente pas à un cours réservé ?
Vous choisissez la réponse : un simple avertissement, le retrait de la liste d'attente, le blocage des réservations, une facturation supplémentaire ou une majoration de la cotisation. Et vous pouvez pardonner un certain nombre d'absences avant que les sanctions ne commencent.
Puis-je monter des cours tous les quinze jours, ou seulement hebdomadaires ?
Aujourd'hui, uniquement en hebdomadaire sur les jours que vous cochez, ou en quotidien si vous n'en cochez aucun. Le bimensuel ou le mensuel n'est pas encore développé.
Le système prévient-il si deux cours se chevauchent dans la même salle au même horaire ?
Pas encore. Aujourd'hui, c'est à la personne qui monte le planning de vérifier que deux programmations ne se chevauchent pas dans le même espace.
Modules qui vont souvent avec celui-ci
Vous voulez le voir fonctionner ?
Nous vous le montrons avec votre cas : vos types de cotisation, vos sites et ce qui vous oblige aujourd'hui à utiliser deux logiciels.
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