Encaissez, facturez et rapprochez la banque sans quitter Fitmewise
Vous activez les méthodes d'encaissement qu'utilise chaque site, vous automatisez les relances d'un impayé et vous générez le XML de la remise pour la banque. Le tout dans la même plateforme qui gère vos cotisations.
Chaque site active les méthodes d'encaissement qu'il utilise réellement
Vous n'activez, site par site, que ce qui s'y utilise vraiment : espèces, carte ou prélèvement. Ouvrir un nouveau site n'est plus une journée de configuration, et à l'accueil personne ne voit une méthode d'encaissement qui n'existe pas là.
- Manuel (espèces ou virement), carte et prélèvement SEPA, chacun avec son interrupteur par site
- La carte passe par Stripe, Azul ou Wompi selon le pays
- Un nouveau site encaisse dès le premier jour, sans étape manuelle préalable
Les 4 méthodes d'encaissement et comment les activer
- Catalogue global de 4 méthodes — espèces ou virement saisis à la main, carte, reçu SEPA et remise SEPA en fichier, avec un interrupteur global en plus de celui de chaque site.
- Activation par site, pas par entreprise — chaque site a son propre interrupteur par méthode, indépendant des autres.
- Espèces et virement sont la même méthode, saisie à la main — ils se distinguent en interne par le prestataire d'encaissement ; la carte utilise le prestataire de paiement (Stripe, Azul ou Wompi selon le pays) et le SEPA utilise directement le reçu ou la remise en fichier.
- Tout nouveau site peut encaisser dès le premier jour — jusqu'en août 2026, le catalogue des méthodes n'avait pas de données de départ et un site tout juste créé ne pouvait encaisser d'aucune façon ; c'est corrigé.
Vous définissez la politique d'impayés, et le système l'applique tout seul
Vous indiquez combien de fois on relance, quand on prévient et quelle majoration s'applique. À partir de là, personne ne court après les prélèvements rejetés par téléphone ni ne tient le compte de qui en est à sa deuxième tentative.
- Jusqu'à 14 relances, tous les 2 jours, avant la résiliation automatique à 30 jours
- Avertissement avant l'encaissement par e-mail ou WhatsApp
- Majoration fixe par rejet, ou majoration pour chaque jour de retard
La politique d'encaissement, champ par champ
- Relances — tous les combien de jours on relance l'encaissement (2 par défaut) et combien de fois avant d'abandonner (14 par défaut), configurable par site.
- Résiliation automatique pour impayé — au bout de combien de jours sans encaissement l'adhérent est résilié (30 par défaut) ; elle court en parallèle des relances et c'est la première échéance atteinte qui l'emporte.
- Préavis d'encaissement — combien de jours à l'avance on prévient (1 par défaut) et par quels canaux. Aujourd'hui, celui qui part réellement est l'e-mail : le canal WhatsApp peut être coché, mais n'envoie pas encore.
- Pénalité, deux modes exclusifs — une majoration fixe unique si le prélèvement est rejeté, ou une majoration pour chaque jour de retard, avec son propre montant configurable.
- Statut de l'encaissement visible dans Cotisations › Paiements et encaissements — payé, en attente, échoué, annulé et remboursé.
Chaque site numérote ses factures à sa façon, et la facture rectificative ne touche jamais l'original
Chaque site a sa série et son préfixe, et une correction sort comme un nouveau document lié au précédent. Au Costa Rica et en Colombie, l'émission passe par votre prestataire fiscal sans que vous ayez rien à déclarer à part.
- Numérotation simple, par année ou avec préfixe — vous choisissez par site
- La facture rectificative est un nouveau document lié à l'original, qui n'est jamais modifié
- Costa Rica via GTI (Hacienda) et Colombie via Siigo, intégrés à l'émission
Comment les factures sont numérotées, rectifiées et déclarées
- Trois modes de numérotation par site — numérotation continue, réinitialisée chaque année (exemple : 2026-001) ou avec un préfixe propre à chaque série (exemple : FC-2026-001), avec un verrou pour que deux caisses simultanées ne répètent pas un numéro.
- Rectificatives sans toucher à l'original — une facture rectificative est un nouveau document, de type avoir, lié à la facture d'origine ; la facture d'origine reste intacte.
- Costa Rica et Colombie, avec leur prestataire fiscal — le Costa Rica émet via GTI avec la clé numérique de Hacienda à 50 chiffres ; la Colombie, via Siigo.
- Détail des taxes par ligne — chaque ligne de facture conserve sa propre taxe, et non une TVA unique pour tout le document.
- Suivi du statut auprès du prestataire fiscal — chaque changement de statut du document fiscal est enregistré avec son code et la réponse du prestataire.
- TVA par défaut du site : en cours de révision. La colonne permettant de fixer une taxe par défaut par site existe, mais la migration elle-même la signale comme une proposition en attente d'approbation ; aujourd'hui, la taxe se fixe ligne par ligne, pas par site.
Vous générez le XML pour la banque et le retour se rapproche tout seul
Vous générez depuis Fitmewise le XML d'encaissement ou de paiement pour la banque. Quand la banque renvoie son fichier de réponse, il est importé automatiquement, pour que vous sachiez quel prélèvement a échoué sans ouvrir un relevé.
- pain.008 pour l'encaissement par prélèvement, pain.001 pour les paiements aux fournisseurs
- Le fichier pain.002 renvoyé par la banque s'importe et se rapproche tout seul
- Format SEPA standard, accepté par n'importe quelle banque
Les trois fichiers de la remise, un par un
- pain.008 — prélèvement (encaissement) — génère le XML de prélèvement à transmettre à la banque.
- pain.001 — virement (paiement) — génère le XML pour payer les fournisseurs.
- pain.002 — rapprochement du retour — vous importez le fichier renvoyé par la banque et le système charge quels prélèvements sont revenus et pourquoi.
- Plafond connu : les très grosses remises. La génération est aujourd'hui synchrone et construit tout le XML en mémoire ; au-delà d'environ 5 000 prélèvements dans la même remise, l'équipe a elle-même documenté le risque, avec le plan de correction (génération asynchrone) pas encore développé. Pour le volume habituel d'un club, ce n'est pas un problème.
- Le bloc comptable d'un encaissement n'est jamais isolé — le XML de remise est la voie de paiement pour le SEPA sur les cotisations, les packs et la boutique ; les autres méthodes se règlent directement.
L'encaissement se déclenche tout seul à la bonne date, de l'hebdomadaire à l'annuel
Vous choisissez la périodicité en montant le tarif et vous oubliez le calendrier. Personne n'ouvre un tableur le 1er pour voir à qui c'est le tour de payer ce mois-ci.
- Hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, quadrimestrielle, semestrielle ou annuelle
- Un traitement programmé vérifie chaque jour quelles cotisations sont à échéance et les déclenche
- Le prorata du premier encaissement ne calcule pas encore le montant — il est à venir
La récurrence, et l'état réel du prorata
- 8 périodicités — hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, quadrimestrielle, semestrielle et annuelle.
- Déclenchement automatique — un traitement programmé vérifie chaque jour quelles cotisations arrivent à échéance et génère leur encaissement, sans intervention manuelle.
- Prorata : le montant n'est pas encore calculé. Lors de l'inscription d'une cotisation, vous pouvez choisir comment le premier encaissement devrait être proratisé —maintenant, au renouvellement, ou encaisser le montant complet sans prorata—, et ce choix est enregistré. Mais aujourd'hui, aucun calcul d'encaissement ne le lit encore : le montant encaissé est le prix complet de la cotisation. C'est la prochaine brique à construire, pas quelque chose que nous promettons aujourd'hui.
Ce que l'on demande souvent sur ce module
Puis-je encaisser en espèces sur un site et uniquement par carte sur un autre ?
Oui. Chaque site active ses propres méthodes d'encaissement, avec un interrupteur indépendant par méthode. Il n'hérite pas de ce qui est configuré sur le reste du réseau.
Que se passe-t-il si le prélèvement d'un adhérent est rejeté plusieurs fois ?
Par défaut, on relance tous les 2 jours jusqu'à 14 fois, et si au bout de 30 jours il n'est toujours pas encaissé, l'adhérent est résilié automatiquement. Vous pouvez modifier ces trois chiffres par site.
Puis-je émettre une facture rectificative sans toucher à la facture d'origine ?
Oui. La facture rectificative est un nouveau document, lié à la facture d'origine, qui reste toujours intacte.
Le premier encaissement est-il proratisé si l'adhérent s'inscrit en milieu de mois ?
Pas encore. Vous pouvez choisir comment il devrait être proratisé, mais aujourd'hui le système encaisse le montant complet de la cotisation : le calcul du prorata reste à développer.
Modules qui vont souvent avec celui-ci
Qui traite l'encaissement
Et bien d'autresVous voulez le voir fonctionner ?
Nous vous le montrons avec votre cas : vos types de cotisation, vos sites et ce qui vous oblige aujourd'hui à utiliser deux logiciels.
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