La carte de votre club : machines, salles, incidents
Vous enregistrez chaque équipement et chaque salle avec son plan. Quand quelque chose tombe en panne, l'incident porte son SLA, son ordre de travail, ses pièces et son coût, et le signaler n'exige pas d'être connecté.
Chaque machine et chaque salle, avec sa fiche
Vous enregistrez la machine une fois —marque, numéro de série, garantie et emplacement sur le plan— et tout ce qui lui arrive ensuite se retrouve sur cette fiche. Quand quelqu'un demande où en est le tapis de course 4, la réponse est sur un écran et non dans la mémoire du technicien.
- Fiche d'équipement : marque, modèle, numéro de série et garantie
- Plan de la salle, avec la position exacte de chaque machine
- Catégories avec responsable et priorité de SLA par défaut
Ce que contient la fiche de chaque actif
- Équipement : code, nom, marque, modèle, numéro de série, date d'achat et date d'expiration de la garantie, plus sa position repérée sur le plan de la salle.
- Salle ou espace : code, nom, étage et image de son plan, pour y situer l'emplacement de chaque machine.
- Catégories en arborescence, chacune avec un responsable par défaut et une priorité de SLA par défaut : vous enregistrez un équipement de cette catégorie et il hérite déjà de la personne à prévenir et du délai.
- Date de la dernière et de la prochaine maintenance préventive, enregistrées dans la fiche même de l'équipement.
- Tout par site. Chaque catégorie, salle et équipement appartient à un site précis, et non à toute l'entreprise.
Une panne se signale sans se connecter
Toute personne qui constate la panne la signale avec un lien, qu'elle ait l'appli ouverte ou non. Chaque priorité fixe ses propres délais de réponse et de résolution.
- Signalement sans connexion : un lien direct suffit
- Chaque priorité fixe ses heures de réponse et de résolution
- La clôture est toujours justifiée : réparé, ou non réparé avec motif
Comment un incident est signalé et suivi
- Deux voies, toujours liées à un équipement ou à une salle. Le personnel le signale une fois connecté, et il existe aussi un signalement public sans connexion, conçu pour un lien direct. Il n'est jamais lié aux deux à la fois ni à aucun des deux ; dans le signalement public, le site est déterminé automatiquement selon l'équipement ou la salle indiqué.
- SLA par priorité : chaque niveau a ses propres heures de réponse et de résolution (par exemple, 2 heures pour répondre et 24 pour résoudre à la priorité la plus haute).
- Affectation au technicien, disponible comme action manuelle dédiée. La règle d'affectation automatique par catégorie existe et fonctionne, mais aujourd'hui elle ne se déclenche qu'à la génération de l'ordre de travail, pas au moment du signalement de l'incident.
- Clôturer sans réparer, avec sa justification écrite, pour les cas qui ne nécessitent aucune intervention.
- Historique complet des changements de statut, et commentaires sur l'incident, pour garder trace de tout ce qui a été échangé.
- Prochainement : joindre une photo à l'incident. Aujourd'hui, seul un lien vers un fichier déjà existant ailleurs est accepté, pas un téléversement direct.
L'ordre de travail : pièces, coût et preuves
De l'incident naît l'ordre de travail, avec technicien affecté, coût cumulé et pièces de rechange avec fournisseur. Vous générez l'ordre ; le reste se calcule tout seul.
- Générez l'ordre depuis l'incident ; le technicien est affecté automatiquement
- Photo ou vidéo comme preuve, jusqu'à 10 Mo
- Pièces de rechange avec stock minimum, coût moyen et fournisseur noté
Ce que contrôlent l'ordre de travail et le magasin de pièces
- Générer l'ordre de travail depuis l'incident déclenche l'affectation automatique par catégorie et calcule le délai de SLA dans la même étape. Le coût total se cumule tout seul avec les matériaux réellement consommés, et le technicien joint une photo ou une vidéo (JPEG, PNG ou MP4, jusqu'à 10 Mo) comme preuve du travail.
- Checklist d'exécution : vous la créez et la complétez étape par étape depuis l'ordre lui-même. Prochainement : qu'elle se copie seule depuis un modèle à la génération de l'ordre ; aujourd'hui, les étapes sont saisies à la main.
- Pièces de rechange avec stock minimum et cible, coût moyen pondéré —le même critère que celui du module Boutique— et fournisseur avec son respect des délais et sa note de qualité. Le bon de commande de pièces de rechange porte le fournisseur, la date de livraison prévue, le montant et le statut, chaque ligne étant liée au mouvement d'entrée en stock.
- Prochainement : décompte du stock lors de l'utilisation d'une pièce. Aujourd'hui, le mouvement d'entrée ou de sortie est enregistré, mais le stock de la pièce n'est pas recalculé automatiquement.
- Maintenance préventive : vous définissez la récurrence d'un plan et vous l'exécutez le moment venu. Prochainement : qu'elle se déclenche seule à sa date, sans que personne n'ait à la lancer à la main.
- Prochainement : panneau de gestion unifié. Tout ce qui précède fonctionne déjà par intégration ; l'écran dans le panneau de Fitmewise pour tout piloter d'un coup d'œil est en construction.
Ce que l'on demande souvent sur ce module
Un adhérent peut-il signaler une panne sans appeler l'accueil ?
Le signalement sans connexion existe déjà et n'exige pas de login, conçu précisément pour cela, mais aujourd'hui aucun canal de l'appli ne le relie encore : ce parcours complet arrive prochainement.
La maintenance préventive se génère-t-elle toute seule, ou faut-il y penser ?
Aujourd'hui, il faut la lancer le moment venu : la récurrence est enregistrée, mais le déclenchement automatique à la date prévue n'est pas encore construit.
Puis-je contrôler le stock de pièces de rechange de l'atelier ?
Oui : chaque pièce a un stock minimum et cible, un coût moyen pondéré et un fournisseur avec son respect des délais. Le décompte automatique du stock à la consommation d'une pièce est en attente ; aujourd'hui, le mouvement s'enregistre à la main.
Puis-je voir tout cela dans un panneau, ou seulement par intégration ?
Aujourd'hui par intégration : le modèle de données et les règles des actifs, incidents, SLA, ordres de travail et pièces fonctionnent déjà. L'écran unifié dans le panneau de Fitmewise est en construction.
Modules qui vont souvent avec celui-ci
Vous voulez le voir fonctionner ?
Nous vous le montrons avec votre cas : vos types de cotisation, vos sites et ce qui vous oblige aujourd'hui à utiliser deux logiciels.
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