Relation avec l'adhérent

Qu'aucun prospect ne refroidisse faute de relance

35 flux de vente, de fidélisation et d'encaissement déjà prêts : vous les activez un à un depuis le brouillon et, ensuite, ils écrivent, patientent et alertent votre équipe tout seuls. Quatre kanbans et un historique de chaque changement d'étape complètent l'ensemble.

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Flux automatiques

Voilà comment il vend et récupère tout seul

Deux des 35 flux de vente, de fidélisation et d'encaissement livrés déjà prêts. Vous les activez un par un depuis le brouillon, puis ils tournent tout seuls.

Un nouveau prospect arrive

Laura, 34 ans, a écrit sur Instagram un mardi à 22 h 10 pour demander les horaires de spinning

Déclencheur
Un nouveau prospect arrive
Le voici : Laura, via Instagram
BoutonsWhatsApp
Message de bienvenue avec 3 boutons
Comme il est tard le soir, l'envoi est reporté au lendemain à 9 h 00
IAWhatsApp
LAIA répond et propose la formule
Condition
Prospect chaud ?
Température élevéeTempérature basse
Attente
2 jours sans réserver de visite
2 jours
MessageWhatsApp
Offre de bienvenue
Premier mois à moitié prix, valable 72 heures
Tâche
Appel : prospect chaud non conclu
Tâche pour Paco (Commercial)
Fin
Inscription conclue
Il s'inscrit après avoir échangé avec LAIA

Les kanbans

Un tableau différent pour chaque moment de la vie de l'adhérent

Un prospect qui n'a jamais mis les pieds dans votre club et un adhérent sur le point de résilier ne se travaillent pas de la même façon. C'est pourquoi chaque processus commercial a son propre kanban, ses colonnes et son commercial attitré.

Cycle du client · Entonnoir

Entonnoir du cycle du client dans Fitmewise, avec les étapes nouveau, contacté et rendez-vous, et les cartes de chaque contact.

4 kanbans d'origine : Acquisition, Gestion des adhérents actifs, Upsell et Réactivation
Vous déplacez un prospect d'une colonne à l'autre et la trace est conservée : qui l'a déplacé, ou si c'était automatique
Vous renommez une étape ou en ajoutez une nouvelle sans toucher au code : elles se configurent par site

Les étapes de chacun des 4 pipelines, une par une

Acquisition de prospects — 7 étapes : Nouveaux → Contactés → Rendez-vous/Visite → Essai/Cours → Offre envoyée → Conclusion en attente → Gagné/Perdu.
Gestion des adhérents actifs — 5 étapes : Actif → À risque → Contacté fidélisation → Offre de fidélisation → Sauvé/Résilié.
Upsell de services et Réactivation d'anciens adhérents — 4 étapes chacun, et les quatre modèles se modifient par site.
Déplacer un prospect d'étape est une action à part entière, pas un simple changement de champ, et chaque passage est consigné dans un historique : de quelle étape à quelle étape, par qui et, s'il n'y a pas de responsable, c'est qu'une automatisation l'a déplacé.
L'étape vit dans une table, et non dans une valeur figée du code : vous renommez une colonne ou ajoutez une nouvelle étape sans rien toucher d'autre.

Les tâches

Chaque appel a un responsable et une date, pour qu'aucun prospect ne se perde

Une tâche sans responsable ne se fait pas. Chaque action commerciale porte un nom, une date d'échéance et un rappel : personne ne s'aperçoit trop tard qu'il devait appeler.

5 types de tâche : Appel, Visite, WhatsApp, E-mail, Réunion virtuelle
Le rappel vous prévient quand vous le décidez, par le canal que vous choisissez
Limite quotidienne, relances et SLA par site ; chaque tâche conserve son historique

Comment gérer une tâche de bout en bout

Types de tâche — Appel, Visite, WhatsApp, E-mail, Réunion virtuelle.
Responsable, échéance et priorité — chaque tâche porte une date d'échéance, une priorité et un statut qui prévoit déjà « en retard », en plus de « en attente » et « terminée ».
Rappel dédié — combien de minutes avant l'échéance et par quel canal il prévient, configurable tâche par tâche.
Récurrence — une tâche se répète toute seule selon sa propre règle, sans que personne ait à la recréer à la main à chaque fois.
Configuration par site — minutes de rappel, relances, limite quotidienne de tâches, SLA en heures et heure de l'alerte des tâches en retard, le tout réglable site par site.
Journal d'activité — chaque tâche conserve son historique d'événements, pour reconstituer ce qui s'est passé et quand.

Une coach discutant avec une adhérente dans la salle, près des machines.

Les filtres

Filtrez et sachez qui appeler aujourd'hui, pas la semaine prochaine

Avec un portefeuille de prospects qui grossit chaque mois, ce qui sépare un commercial productif d'un commercial perdu, c'est le bon filtre. Vous l'avez ici, directement dans le kanban.

Vous filtrez par texte libre, étape, responsable, statut, température, priorité ou plage de dates
Le statut du prospect est une valeur fermée : Actif, Gagné ou Perdu, jamais du texte libre
Chaque contact avec le prospect est enregistré avec son canal : WhatsApp, chat, e-mail, appel ou sur site

Ce que l'on peut filtrer et ce qui est enregistré

Filtres du kanban — texte libre, étape, responsable, statut, température, priorité et plage de dates de dernière mise à jour.
Statut du prospect — Actif, Gagné ou Perdu, une valeur fermée, et non du texte libre que chaque commercial écrit à sa manière.
Température et priorité — également des valeurs fermées, si bien que « chaud » veut dire la même chose quel que soit celui qui l'écrit.
Interactions enregistrées — chaque contact avec le prospect est conservé avec son canal (WhatsApp, chat, e-mail, appel, sur site), la personne qui l'a effectué et le résultat.
Prochainement : une liste de prospects avec ces mêmes filtres en dehors de la vue kanban, et une segmentation des adhérents (pas des prospects) par ancienneté de cotisation ou dernière visite — aujourd'hui, cet endpoint n'existe pas.

L'automatisation

35 flux déjà prêts, à activer

Vente, fidélisation et encaissement : les 35 flux arrivent en brouillon et vous les activez un à un quand vous voulez, site par site. À l'activation, le système vérifie que vous disposez de ce dont il a besoin (par exemple, un type de rendez-vous pour la visite ou un Gem activé) et vous prévient s'il manque quelque chose.

WhatsApp d'abord, e-mail si le prospect n'a pas WhatsApp ; relance au bout de quelques jours s'il ne répond pas
S'il répond, LAIA prend le relais et propose la cotisation ; si une personne est nécessaire, elle crée la tâche toute seule et la répartit
Plafond de contact (pas de message si vous lui avez déjà écrit récemment) et horaires de silence, les deux par site

Comment fonctionne un flux activé, de bout en bout

Ils s'activent un à un, depuis le brouillon. Les 35 arrivent prêts mais désactivés ; en activer un vérifie que vous avez configuré ce dont il a besoin (un type de rendez-vous pour la visite, un Gem, un modèle) et vous indique ce qui manque, le cas échéant.
Canal de repli. Il écrit d'abord sur WhatsApp ; si le prospect n'a pas WhatsApp, il bascule sur l'e-mail. S'il ne répond pas dans le délai, il relance ou passe à l'étape suivante du flux.
LAIA répond et propose. Si le prospect répond, LAIA poursuit la conversation et lui propose la cotisation ou le service, avec des boutons « Toujours intéressé ? » qui font avancer son étape en un clic.
Quand une personne est nécessaire, LAIA crée la tâche. Répartition à tour de rôle entre les commerciaux, entre les commerciaux et l'accueil, ou toujours à une personne précise : elle se configure flux par flux.
Plafond de contact et horaires de silence, les deux par site : un flux n'écrit pas de nouveau à quelqu'un que vous avez contacté récemment, et respecte les heures où rien ne doit être envoyé.
Un flux peut en déclencher un autre. Le prospect qui refroidit après 12 jours sans réponse, par exemple, entre tout seul dans le flux de suivi mensuel.
LAIA conçoit aussi des flux. Depuis son chat, elle analyse pourquoi les ventes échouent ou à quelle étape on perd les gens, et propose un nouveau flux ; elle le crée ou le modifie dans l'éditeur lui-même, toujours en brouillon, pour que vous le relisiez avant de l'activer.
Encaissements échus, avec les mêmes briques. Un flux relance un paiement en retard jusqu'à son encaissement, avec la même cadence de canal, d'attente et de tâche que les autres.

Questions fréquentes

Ce que l'on demande souvent sur ce module

Le CRM me prévient-il tout seul quand un adhérent risque de résilier ?

Oui. Le flux « 10 jours sans venir » se déclenche tout seul quand un adhérent cesse de pointer pendant la durée que vous avez fixée : il lui écrit sur WhatsApp, laisse LAIA lui réserver un cours s'il répond et lance un court défi s'il ne revient toujours pas. Vous l'activez depuis le catalogue de 35 flux.

Puis-je avoir un kanban différent pour l'acquisition et pour la fidélisation ?

Oui. Il y en a 4 d'origine —acquisition, gestion des adhérents actifs, upsell et réactivation— et chacun a ses propres colonnes, modifiables par site.

Si un commercial oublie d'appeler un prospect, en suis-je informé ?

Chaque tâche a une date d'échéance et un statut propre pour « en retard ». Vous configurez la limite en heures (SLA) et l'heure à laquelle on vous prévient des tâches en retard, par site. Et si un flux a besoin d'une personne (le prospect demande à parler à quelqu'un, ou ne répond pas à temps), il crée la tâche tout seul et la répartit à tour de rôle entre les commerciaux, entre les commerciaux et l'accueil, ou à une personne précise.

Puis-je attribuer automatiquement les nouveaux prospects à un commercial ?

Les tâches générées par un flux, oui, se répartissent toutes seules : à tour de rôle dans votre équipe commerciale, avec ou sans l'accueil, ou toujours à la même personne, selon la configuration de chaque flux. L'attribution directe du prospect dans le kanban, aujourd'hui, reste faite par votre équipe.

Continuez à explorer

Modules qui vont souvent avec celui-ci

Vous voulez le voir fonctionner ?

Nous vous le montrons avec votre cas : vos types de cotisation, vos sites et ce qui vous oblige aujourd'hui à utiliser deux logiciels.

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