Incassare, fatturare e riconciliare la banca senza uscire da Fitmewise
Si attivano i metodi di incasso usati da ciascuna sede, si automatizzano i nuovi tentativi in caso di mancato pagamento e si genera l'XML della distinta per la banca. Tutto all'interno della stessa piattaforma che gestisce le Sue quote.
Ogni sede attiva i metodi di incasso che usa davvero
Si attiva per sede solo ciò che lì si usa davvero: contanti, carta o addebito diretto. Aprire una nuova sede non richiede più una giornata di configurazione, e al banco nessuno vede un metodo di incasso che lì non esiste.
- Manuale (contanti o bonifico), carta e addebito diretto SEPA, ciascuno con il proprio interruttore per sede
- La carta passa da Stripe, Azul o Wompi a seconda del Paese
- Una nuova sede incassa fin dal primo giorno, senza passaggi manuali preliminari
I 4 metodi di incasso e come si attivano
- Catalogo globale di 4 metodi — contanti o bonifico registrati a mano, carta, ricevuta SEPA e distinta SEPA in file, con un interruttore globale oltre a quello di ogni sede.
- Attivazione per sede, non per azienda — ogni sede ha il proprio interruttore per metodo, indipendente dalle altre.
- Contanti e bonifico sono lo stesso metodo, registrato a mano — al loro interno si distinguono per il provider di incasso; la carta usa il gateway di pagamento (Stripe, Azul o Wompi a seconda del Paese) e il SEPA usa direttamente la ricevuta o la distinta in file.
- Ogni nuova sede può incassare fin dal primo giorno — fino ad agosto 2026 il catalogo dei metodi non aveva dati iniziali e una sede appena creata non poteva incassare in alcun modo; è stato corretto.
Si definisce la politica sui mancati pagamenti, e il sistema la esegue da solo
È Lei a stabilire quante volte si ritenta, quando si avvisa e quale maggiorazione si applica. Da lì in poi nessuno insegue le ricevute al telefono né tiene il conto di chi è al secondo tentativo.
- Fino a 14 nuovi tentativi, ogni 2 giorni, prima della disdetta automatica al 30° giorno
- Preavviso prima dell'incasso via email o WhatsApp
- Maggiorazione fissa per addebito respinto, oppure maggiorazione per ogni giorno di ritardo
La politica di incasso, campo per campo
- Nuovi tentativi — ogni quanti giorni si ritenta l'incasso (2 per impostazione predefinita) e quante volte prima di arrendersi (14 per impostazione predefinita), configurabile per sede.
- Disdetta automatica per mancato pagamento — dopo quanti giorni senza incasso si disdice (30 per impostazione predefinita); corre in parallelo ai nuovi tentativi e vale quello che scatta per primo.
- Preavviso di incasso — con quanti giorni di anticipo avvisa (1 per impostazione predefinita) e su quali canali. Oggi quello che parte davvero è l'email: il canale WhatsApp si può selezionare, ma non invia ancora.
- Penale, due modalità che si escludono a vicenda — una maggiorazione fissa una tantum se la ricevuta viene respinta, oppure una maggiorazione per ogni giorno di ritardo, con il proprio importo configurabile.
- Stato dell'incasso visibile in Quote › Pagamenti e incassi — pagato, in sospeso, non riuscito, annullato e rimborsato.
Ogni sede numera le proprie fatture a modo suo, e la nota di credito non tocca mai l'originale
Ogni sede ha la propria serie e il proprio prefisso, e una correzione esce come nuovo documento collegato al precedente. In Costa Rica e in Colombia l'emissione avviene tramite il provider fiscale senza che si debba dichiarare nulla a parte.
- Numerazione semplice, per anno o con prefisso: a scelta, per sede
- La nota di credito è un nuovo documento collegato all'originale, che non viene mai modificato
- Costa Rica tramite GTI (Hacienda) e Colombia tramite Siigo, integrati nell'emissione
Come si numerano, si rettificano e si dichiarano le fatture
- Tre modalità di numerazione per sede — numerazione continua, azzerata ogni anno (esempio: 2026-001) o con prefisso proprio per serie (esempio: FC-2026-001), con blocco affinché due casse contemporanee non ripetano il numero.
- Note di credito senza toccare l'originale — una nota di credito è un nuovo documento, di tipo accredito, collegato alla fattura originale; la fattura originale resta intatta.
- Costa Rica e Colombia, con il loro provider fiscale — Costa Rica emette tramite GTI con la chiave numerica di Hacienda di 50 cifre; la Colombia, tramite Siigo.
- Dettaglio delle imposte per riga — ogni riga di fattura conserva la propria imposta, non un'unica IVA per l'intero documento.
- Monitoraggio dello stato presso il provider fiscale — ogni cambio di stato del documento fiscale viene registrato con il suo codice e la risposta del provider.
- IVA predefinita della sede: in revisione. Esiste la colonna per fissare un'imposta predefinita per sede, ma la migrazione stessa la segna come proposta in attesa di approvazione; oggi l'imposta si fissa riga per riga, non per sede.
Si genera l'XML per la banca e il ritorno si riconcilia da solo
Si genera da Fitmewise l'XML di incasso o di pagamento per la banca. Quando la banca restituisce il proprio file di risposta, viene importato da solo, così si sa quale ricevuta non è andata a buon fine senza aprire un estratto conto.
- pain.008 per l'incasso con addebito diretto, pain.001 per i pagamenti ai fornitori
- Il file pain.002 restituito dalla banca viene importato e riconciliato da solo
- Formato standard SEPA, accettato da qualsiasi banca
I tre file della distinta, uno per uno
- pain.008 — addebito diretto (incasso) — genera l'XML di addebito diretto da presentare alla banca.
- pain.001 — bonifico (pagamento) — genera l'XML per pagare i fornitori.
- pain.002 — riconciliazione del ritorno — si carica il file restituito dalla banca e il sistema importa quali ricevute sono state respinte e perché.
- Limite noto: distinte molto grandi. La generazione è oggi sincrona e costruisce l'intero XML in memoria; oltre circa 5.000 ricevute nella stessa distinta il rischio è documentato dal team stesso, con il piano di correzione (generazione asincrona) non ancora realizzato. Per il volume abituale di un centro non è un problema.
- Il blocco contabile di un incasso non viaggia mai da solo — l'XML della distinta è la via di pagamento per il SEPA su quote, pacchetti e negozio; gli altri metodi si regolano direttamente.
L'incasso scatta da solo alla data prevista, da settimanale ad annuale
Si sceglie la periodicità quando si imposta la tariffa e ci si dimentica del calendario. Nessuno apre un foglio il giorno 1 per vedere a chi tocca pagare questo mese.
- Settimanale, quindicinale, mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale o annuale
- Un processo programmato controlla ogni giorno quali quote sono in scadenza e le fa scattare
- Il calcolo pro rata del primo incasso non determina ancora l'importo — è in arrivo
La ricorrenza e lo stato reale del pro rata
- 8 periodicità — settimanale, quindicinale, mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale e annuale.
- Avvio automatico — un processo programmato controlla ogni giorno quali quote sono in scadenza e genera il relativo incasso, senza intervento manuale.
- Pro rata: non determina ancora l'importo. All'iscrizione di una quota si può scegliere come dovrebbe essere calcolato il pro rata del primo incasso —subito, al rinnovo, oppure incassando l'importo intero senza pro rata—, e questa scelta viene salvata. Ma oggi nessun calcolo di incasso la legge ancora: l'importo incassato è il prezzo intero della quota. È il prossimo tassello da realizzare, non qualcosa che promettiamo oggi.
Le domande più comuni su questo modulo
Posso incassare in contanti in una sede e solo con carta in un'altra?
Sì. Ogni sede attiva i propri metodi di incasso, con un interruttore indipendente per metodo. Non eredita ciò che è configurato nel resto della catena.
Cosa succede se a un socio viene respinto l'addebito più volte?
Per impostazione predefinita si ritenta ogni 2 giorni fino a 14 volte, e se dopo 30 giorni l'incasso non è ancora avvenuto, scatta la disdetta automatica. Questi tre numeri si possono modificare per sede.
Posso emettere una nota di credito senza toccare la fattura originale?
Sì. La nota di credito è un nuovo documento, collegato alla fattura originale, che resta sempre intatta.
Il primo incasso viene calcolato pro rata se il socio si iscrive a metà mese?
Non ancora. Si può scegliere come dovrebbe essere calcolato, ma oggi il sistema incassa l'importo intero della quota: il calcolo pro rata è ancora da realizzare.
Moduli che di solito vanno con questo
Chi elabora l'incasso
E molti altriVuole vederlo in funzione?
Glielo mostriamo sul Suo caso: i Suoi tipi di quota, le Sue sedi e ciò che oggi La costringe a usare due programmi.
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